Soms klopt een verstuurde factuur niet meer: er staat een verkeerd bedrag op, een klant annuleert een bestelling, of je hebt een verkeerd btw-tarief toegepast. In al deze gevallen pas je de oorspronkelijke factuur niet aan, maar maak je een creditfactuur. In Snelsturen gaat dit in een paar stappen.
Waarom je een verstuurde factuur nooit aanpast
Een factuur is een document met een vaste, doorlopende nummering die de Belastingdienst gebruikt om te controleren of alle omzet is verantwoord. Pas je een verstuurde factuur achteraf aan, dan ontstaat er een gat in je administratie: je klant heeft namelijk nog de oude versie ontvangen. Door in plaats daarvan een creditfactuur te maken, blijft je administratie sluitend en herleidbaar.
Hoe een creditfactuur eruitziet
Een creditfactuur krijgt een eigen factuurnummer uit dezelfde doorlopende reeks als je gewone facturen. Op de creditfactuur staat een verwijzing naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, zodat voor iedereen duidelijk is welke factuur wordt gecorrigeerd. De bedragen op een creditfactuur zijn negatief: staat er op de oorspronkelijke factuur bijvoorbeeld € 500,00 exclusief btw, dan staat op de creditfactuur -€ 500,00.
Gedeeltelijk crediteren
Moet niet de hele factuur worden teruggedraaid, maar bijvoorbeeld één regel of een deel van het bedrag, dan maak je een creditfactuur voor alleen dat deel. Stel dat een klant een deel van een bestelling retourneert, dan crediteer je alleen die regel en laat je de rest van de factuur staan zoals hij was.
De btw op een creditfactuur
Doordat de bedragen op een creditfactuur negatief zijn, is ook de btw op die factuur negatief. Dit verlaagt het bedrag aan btw dat je in je eerstvolgende aangifte moet afdragen. Verwerk de creditfactuur in dezelfde aangifteperiode als waarin je hem hebt opgesteld, of, als de oorspronkelijke factuur nog in dezelfde periode viel, samen met die factuur.
Als de factuur al betaald is
Heeft je klant de factuur al betaald voordat bleek dat er iets moest worden gecorrigeerd, dan maak je alsnog een creditfactuur op. Vervolgens betaal je het te veel ontvangen bedrag terug aan je klant, of je spreekt af dat je het verrekent met een volgende factuur. Leg deze afspraak schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een e-mail, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.
Veelgemaakte fouten bij crediteren
- De oorspronkelijke factuur verwijderen of aanpassen in plaats van een creditfactuur te maken. Zo ontstaat een gat in je factuurnummering en klopt je administratie niet meer met wat je klant heeft ontvangen.
- Een positief bedrag invullen op een creditfactuur. Het bedrag moet negatief zijn, anders verhoog je de omzet in plaats van deze te corrigeren.
- Vergeten te verwijzen naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur, waardoor voor je klant en de Belastingdienst niet meer te herleiden is welke factuur wordt gecorrigeerd.
- Een nieuw btw-tarief toepassen op de creditfactuur dat afwijkt van de oorspronkelijke factuur. Crediteer altijd met hetzelfde tarief als op de factuur die je corrigeert.
Praktijkvoorbeeld
Je factureert een klant € 750,00 exclusief btw voor tien uur werk tegen 21% btw. Achteraf blijkt dat je maar acht uur hebt gewerkt, dus € 150,00 te veel hebt gefactureerd. In plaats van de factuur aan te passen, maak je een creditfactuur van -€ 150,00 exclusief btw, met -€ 31,50 aan btw, en een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur. Heeft de klant het volledige bedrag van € 907,50 al betaald, dan maak je de creditfactuur alsnog op en maak je € 181,50 over, of verreken je dit bedrag met de eerstvolgende factuur. In je eigen administratie verlaagt deze creditfactuur zowel je omzet als de af te dragen btw in de aangifteperiode waarin je hem opstelt.
Wat als je de fout pas na de btw-aangifte ontdekt
Heb je de oorspronkelijke factuur al in een eerdere btw-aangifte verwerkt en ontdek je de fout pas later, dan verwerk je de creditfactuur gewoon in de aangifte van de periode waarin je de creditfactuur opmaakt. Je hoeft de eerdere aangifte niet te corrigeren, zolang het verschil in een latere periode goed wordt rechtgetrokken. Gaat het om een groter bedrag, raadpleeg dan je boekhouder over of een suppletieaangifte nodig is.