Factuur maken

Wat is een factuur precies

Een factuur is een schriftelijk verzoek tot betaling waarin je vastlegt wat je hebt geleverd, aan wie, wanneer en voor welk bedrag. Voor de Belastingdienst is het bovendien het bewijsstuk waarop de btw wordt afgerekend. Jouw factuur is de aangifte van jouw omzetbelasting en tegelijk de aftrekpost van je klant. Daarom stelt de wet eisen aan de inhoud: zonder de verplichte gegevens mag je klant de btw niet in aftrek brengen, en kun jij bij een controle een naheffing krijgen.

Die eisen staan in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 en worden door de Belastingdienst samengevat als de factuureisen. Ze gelden voor iedere ondernemer voor de btw, of je nu een eenmanszaak hebt, een bv, of alleen af en toe iets factureert naast je baan.

Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij de verkoop van een nieuw vervoermiddel of bij afstandsverkopen binnen de EU. In de praktijk stuur je een particulier toch vaak een factuur, simpelweg omdat het duidelijk is en omdat je er zelf een nette administratie mee opbouwt.

Een factuur maken in vier stappen

1. 01

   Zet je eigen gegevens op orde

   Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer en IBAN horen op iedere factuur. Vul ze één keer goed in, dan kloppen ze daarna altijd.

2. 02

   Kies je klant en de juiste datums

   Naam en adres van je klant, de factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land zet je ook zijn btw-nummer erop.

3. 03

   Beschrijf wat je hebt geleverd

   Per regel een duidelijke omschrijving, het aantal, de prijs per stuk en het btw-tarief. Reken met 21 procent, 9 procent, 0 procent, vrijgesteld of verlegd.

4. 04

   Controleer, nummer en verstuur

   Geef de factuur een uniek nummer uit een doorlopende reeks, controleer de totalen en verstuur de pdf. Bewaar hem zeven jaar.

Wil je dit meteen doen zonder iets te installeren of een account aan te maken, gebruik dan de gratis factuurgenerator. Je vult het formulier in, ziet direct een voorbeeld en downloadt de pdf. De pdf wordt in je eigen browser gemaakt, dus je factuurgegevens gaan niet naar onze server.

De verplichte gegevens in het kort

De volledige lijst met uitleg en voorbeelden staat op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Dit is de korte versie.

• Je volledige bedrijfsnaam en die van je klant, met de adressen erbij
• Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer
• Een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks
• De factuurdatum en de datum waarop je hebt geleverd
• Een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten, met het aantal
• Het bedrag zonder btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal

Blijft het factuurbedrag onder de 100 euro inclusief btw, dan gelden lichtere eisen. Je mag dan een vereenvoudigde factuur sturen met je eigen gegevens, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag. Die vereenvoudigde factuur mag je niet gebruiken bij leveringen naar een ander EU-land.

Btw op je factuur

Het algemene tarief is 21 procent. Voor een aantal goederen en diensten geldt 9 procent, bijvoorbeeld eten, boeken, kappersdiensten en werk aan woningen ouder dan twee jaar. Voor sommige diensten geldt een vrijstelling, bijvoorbeeld voor bepaalde zorg en onderwijs. Zet het tarief altijd per regel op de factuur, niet alleen als totaal, want je klant moet kunnen zien waarover welk tarief is berekend.

Werk je als onderaannemer in de bouw, of factureer je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan bereken je vaak geen btw maar verleg je die naar je afnemer. Lees op wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet wat de voorwaarden zijn. Belangrijk: bij btw verlegd is het btw-nummer van je klant wettelijk verplicht op de factuur.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat op de factuur. Je mag dan ook geen btw aftrekken. De grens van de regeling ligt op 20.000 euro omzet per kalenderjaar. Kom je daarboven, dan vervalt de regeling en ga je vanaf dat moment weer btw rekenen.

De btw is verschuldigd op de factuurdatum, niet op het moment dat je klant betaalt. Een factuur van 28 maart hoort dus in het eerste kwartaal, ook als het geld pas in mei binnenkomt. Dat is precies waarom een tijdige creditfactuur belangrijk is als er iets niet klopt.

Factuurnummers zonder gedoe

Je factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Een veelgebruikte opzet is jaartal plus volgnummer, bijvoorbeeld 2026-0001. Begin elk jaar opnieuw bij één, of laat de reeks doorlopen, allebei mag. Wat niet mag is twee keer hetzelfde nummer gebruiken, en wat je wilt voorkomen is een gat waar je geen uitleg bij hebt.

De veiligste werkwijze is om pas een nummer toe te kennen op het moment dat je de factuur definitief maakt. Een concept heeft nog geen nummer nodig. In Snelsturen werkt het zo: een concept heet gewoon concept en krijgt zijn nummer pas bij het definitief maken, waarna de factuur niet meer te wijzigen is. Werk je met een sjabloon, houd dan een los overzicht bij van welk nummer je het laatst hebt gebruikt.

Versturen, betaald krijgen en bewaren

Een pdf per e-mail is een geldige factuur. Je hebt geen papier nodig en geen handtekening. Spreek een betaaltermijn af en zet die op de factuur, samen met de vervaldatum. Spreek je niets af, dan geldt op grond van het Burgerlijk Wetboek een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Meer daarover staat op welke betaaltermijn je mag afspreken.

Blijft de betaling uit, dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering en daarna een aanmaning. Pas als je een correcte ingebrekestelling hebt verstuurd, mag je bij een consument incassokosten rekenen. Bij zakelijke klanten loopt de wettelijke handelsrente vanaf de vervaldatum. De bedragen en de volgorde staan op aanmanen, incassokosten en wettelijke handelsrente.

Je bewaart je facturen zeven jaar, en tien jaar als het om onroerende zaken gaat. Digitaal bewaren mag, zolang de factuur leesbaar blijft en niet ongemerkt aangepast kan worden. Een map met pdf's die je ook over vijf jaar nog kunt openen voldoet prima.

Wat als er iets fout gaat

Een verstuurde factuur haal je niet terug en pas je niet aan. Je herstelt hem met een creditfactuur: een document uit dezelfde nummerreeks, met negatieve bedragen en een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur. Daarna stuur je eventueel een nieuwe, juiste factuur. Hoe je dat verwerkt in je btw-aangifte lees je op hoe je een creditfactuur maakt en in je btw-aangifte verwerkt.

Heb je geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel, bijvoorbeeld omdat je eenmalig iets doet, dan kun je nog steeds een factuur sturen. Wat dan wel en niet op je factuur hoort staat op factureren zonder KvK-nummer en zonder btw-nummer.

Veelgestelde vragen over facturen

Bronnen: Belastingdienst, onderwerp factuureisen en administratie. Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 35a en 35b. Burgerlijk Wetboek boek 6, artikel 96 en 119a.