Creditfactuur maken

Waarom je een verstuurde factuur nooit aanpast

Een factuur die je hebt verstuurd is voor jou en je klant een vaststaand document. Jouw klant heeft er mogelijk al btw op afgetrokken, en jij hebt de btw erover al opgegeven of moet dat nog doen over het tijdvak van de factuurdatum. Ga je die factuur achteraf in je administratie wijzigen, dan klopt je administratie niet meer met wat de klant heeft ontvangen, en verlies je het spoor van wat er precies is gebeurd. Bij een controle door de Belastingdienst moet je juist kunnen laten zien hoe elke correctie is ontstaan. Daarom geldt: een verstuurde factuur staat vast, en een fout herstel je met een nieuw document, de creditfactuur.

Dit uitgangspunt staat niet los van de rest van je facturatie. De algemene eisen aan een factuur, zoals een uniek nummer en de verplichte gegevens, staan op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Een creditfactuur is in de kern gewoon een factuur en moet aan diezelfde eisen voldoen, met een paar aanvullingen die verderop aan bod komen.

Wat een creditfactuur precies is

Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is een document waarmee je een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt hem bijvoorbeeld bij een verkeerd bedrag, een verkeerd btw-tarief, een verkeerde klant, geretourneerde goederen, of een korting die je pas achteraf hebt toegezegd. De creditfactuur bevat dezelfde soort gegevens als een gewone factuur: je eigen bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, een datum, een omschrijving, een bedrag en het btw-bedrag. Het verschil zit in het teken van de bedragen en in de verplichte verwijzing naar het origineel.

Belangrijk is dat je een creditfactuur niet stuurt zomaar als reactie op een klacht of een geschil over de kwaliteit van je werk. Een creditfactuur hoort bij een correctie van de factuur zelf, dus van het bedrag, het tarief of de gegevens erop. Blijft de factuur inhoudelijk juist maar wordt er simpelweg niet betaald, dan is een creditfactuur niet het juiste middel. Kijk in dat geval bij oninbare vorderingen verderop op deze pagina, of bij aanmanen, incassokosten en wettelijke handelsrente voor de stappen die je dan zet.

Een eigen nummer uit dezelfde reeks

Een creditfactuur krijgt een eigen, uniek factuurnummer. Dat nummer komt uit dezelfde doorlopende reeks als je gewone facturen, je maakt er geen aparte reeks voor aan. Gebruik je bijvoorbeeld de nummering 2026-0001, 2026-0002 en zo verder, dan schuift de creditfactuur gewoon mee in die reeks op het moment dat je hem uitreikt. Zo blijft je nummering sluitend en kan iedere factuur, ook een creditfactuur, in één oogopslag worden teruggevonden. Meer over een goede opzet van je nummering staat op het stappenplan voor het maken van een factuur.

De verplichte verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Een creditfactuur staat nooit op zichzelf. Je vermeldt altijd het nummer en de datum van de factuur die je crediteert. Zonder die verwijzing kan niemand, ook jij zelf over een paar jaar niet meer, herleiden welke oorspronkelijke factuur is aangepast en waarom. Zet de verwijzing duidelijk op het document, bij voorkeur direct onder het factuurnummer van de creditfactuur zelf, bijvoorbeeld als: betreft creditfactuur bij factuur 2026-0014 van 3 februari 2026. Vermeld daarnaast kort de reden van de correctie, dat is niet wettelijk verplicht maar wel verstandig, zowel voor jezelf als voor je klant.

Volledig of gedeeltelijk crediteren

Klopt de hele factuur niet, bijvoorbeeld omdat hij naar de verkeerde klant is gegaan of het hele bedrag verkeerd is, dan maak je een volledige creditfactuur. Die draait het volledige bedrag exclusief btw en de volledige btw terug, zodat het saldo na de creditfactuur weer op nul staat. Klopt alleen een deel van de factuur niet, bijvoorbeeld één regel met een verkeerd aantal of een verkeerd tarief, of geef je achteraf korting op een deel van de levering, dan maak je een gedeeltelijke creditfactuur. Die bevat alleen het deel van het bedrag en de btw waarop de correctie betrekking heeft, met een omschrijving die precies aangeeft welke regel of welk deel wordt teruggedraaid.

Na een volledige creditfactuur stuur je meestal een nieuwe, juiste factuur met een nieuw nummer. Na een gedeeltelijke creditfactuur is dat vaak niet nodig, omdat de oorspronkelijke factuur voor het overige deel gewoon blijft staan.

Negatieve bedragen en negatieve btw

Op een creditfactuur zet je de bedragen als negatief getal, of je geeft duidelijk aan dat het om een creditering gaat, bijvoorbeeld door het woord creditfactuur prominent op het document te zetten en de bedragen met een minteken te tonen. Zowel het bedrag exclusief btw als het btw-bedrag zelf worden negatief. Crediteer je bijvoorbeeld een levering van €500 met 21 procent btw, dan bevat de creditfactuur -€500 exclusief btw, -€105 aan btw en een totaal van -€605. Deze negatieve btw verwerk je in je btw-aangifte als een vermindering van de btw die je moet afdragen, in plaats van als een teruggaaf die je apart aanvraagt.

In welk btw-tijdvak je de creditfactuur verwerkt

Een veelgemaakte denkfout is dat je de btw-aangifte over het tijdvak van de oorspronkelijke factuur met terugwerkende kracht aanpast. Dat is niet de manier. Btw is verschuldigd op het moment van de factuurdatum, en dat geldt precies zo voor de negatieve btw op een creditfactuur. Je verwerkt de creditfactuur dus in de aangifte over het tijdvak waarin je de creditfactuur uitreikt, niet in het tijdvak van de oorspronkelijke factuur. Reik je op 3 februari een factuur uit en corrigeer je die met een creditfactuur van 14 april, dan hoort de oorspronkelijke factuur in het eerste kwartaal en de creditfactuur in het tweede kwartaal. Je dient dus geen suppletie in over het eerste kwartaal, je verwerkt de vermindering gewoon in de lopende aangifte waarin de creditfactuur valt.

Wat je doet bij een oninbare vordering

Klopt de factuur zelf, maar betaalt je klant simpelweg niet en blijkt de vordering oninbaar, dan is een creditfactuur niet het juiste document. In dat geval vraag je de btw terug via een verzoek om teruggaaf wegens een oninbare vordering. Dat verzoek doe je uiterlijk bij de aangifte over het tijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat. De wet gaat er in elk geval van uit dat een vordering oninbaar is als hij één jaar na het opeisbaar worden nog niet is betaald, ook als je op dat moment nog geen definitief bewijs hebt dat je klant nooit zal betalen. Je hoeft dus niet te wachten tot een faillissement of een deurwaarder de vordering officieel afschrijft, het verstrijken van dat jaar is al voldoende reden om de btw terug te vragen. Betaalt je klant later alsnog, dan geef je de teruggevraagde btw weer aan in de aangifte over het tijdvak waarin je de betaling ontvangt.

Voordat je zover bent, loop je meestal eerst de gebruikelijke stappen bij een niet betalende klant. Van een vriendelijke herinnering tot een aanmaning en eventueel wettelijke handelsrente staat beschreven op aanmanen, incassokosten en wettelijke handelsrente. Pas als betaling echt uitblijft, komt de oninbare vordering en de bijbehorende btw-teruggaaf in beeld.

Stappenplan met een voorbeeld

Stel, je hebt op 3 februari 2026 factuur 2026-0014 gestuurd voor een advieswerk van €1.000 exclusief btw, met 21 procent btw, dus €1.210 inclusief btw. Achteraf blijkt dat je klant recht had op 10 procent korting die je vergeten was te verwerken. Zo herstel je dat.

1. 01

   Bepaal of het om een volledige of gedeeltelijke correctie gaat

   In dit voorbeeld gaat het om een gedeeltelijke correctie, namelijk 10 procent korting op het bedrag van €1.000. Je hoeft niet de hele factuur terug te draaien.

2. 02

   Bereken het te crediteren bedrag inclusief btw

   De korting is €100 exclusief btw, met 21 procent btw is dat €21 aan btw en €121 inclusief btw dat je crediteert.

3. 03

   Maak de creditfactuur aan met een nieuw nummer

   Je geeft de creditfactuur nummer 2026-0021, het eerstvolgende nummer in je doorlopende reeks, met als datum de dag waarop je de correctie daadwerkelijk verstuurt.

4. 04

   Vermeld de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

   Op de creditfactuur zet je: betreft creditfactuur bij factuur 2026-0014 van 3 februari 2026, met als omschrijving 10 procent alsnog toegezegde korting.

5. 05

   Zet de bedragen negatief

   De creditfactuur toont -€100 exclusief btw, -€21 aan btw en -€121 als totaal.

6. 06

   Verwerk de creditfactuur in het juiste tijdvak

   Verstuur je de creditfactuur op 14 april 2026, dan verwerk je de -€21 aan btw in de aangifte over het tweede kwartaal van 2026, niet met terugwerkende kracht in het eerste kwartaal.

Wil je dit meteen zelf uitproberen zonder iets te installeren, gebruik dan de gratis factuurgenerator met het creditnota sjabloon al klaargezet. Je vult je eigen gegevens en de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur in, en je downloadt meteen de pdf.

Voor het opstellen van een nieuwe, juiste factuur na een volledige creditering, of voor de algemene opzet van je facturen, kun je terugvallen op een ingevuld voorbeeld van een correcte factuur. Twijfel je nog over de juiste btw-behandeling omdat je met verlegde btw werkt, bekijk dan wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet, want ook bij verlegde btw geldt hetzelfde principe van crediteren in het tijdvak van de creditfactuur.

Veelgestelde vragen over de creditfactuur

Bronnen: Belastingdienst, Wet op de omzetbelasting 1968 en Burgerlijk Wetboek.