Een factuur versturen kan direct vanuit Snelsturen, zonder dat je hem eerst hoeft te downloaden. De factuur wordt als pdf-bijlage meegestuurd in een e-mail die je zelf kunt aanpassen.
De pdf-bijlage
Wanneer je een factuur verstuurt vanuit Snelsturen, wordt automatisch een pdf-versie van de factuur gegenereerd en als bijlage toegevoegd aan de e-mail. Je klant kan deze pdf openen, opslaan of afdrukken. Je hoeft dus niets handmatig te exporteren.
Afzendernaam
De e-mail wordt verstuurd met je eigen bedrijfsnaam als afzender, zodat je klant meteen ziet van wie de factuur afkomstig is. Dit voorkomt dat de e-mail als onbekend of verdacht wordt aangemerkt.
Onderwerp en tekst aanpassen
Voordat je de e-mail verstuurt, kun je het onderwerp en de begeleidende tekst aanpassen. Dit is handig als je bijvoorbeeld iets persoonlijks wilt toevoegen, zoals een bedankje voor de opdracht, of een korte toelichting op de factuur.
Als de e-mail niet aankomt
Komt een factuur niet aan bij je klant, controleer dan eerst of het e-mailadres correct is ingevuld. Vraag je klant ook om de spam- of ongewenste-mailmap te controleren, want automatisch verstuurde e-mails belanden daar soms onterecht. Blijft het probleem bestaan, download dan de pdf van de factuur en verstuur deze vanuit je eigen e-mailprogramma of via een ander kanaal.
Veelgemaakte fouten
- Een factuur versturen naar een verouderd e-mailadres van een vaste klant. Werk het e-mailadres bij zodra een klant aangeeft dat het contactadres is gewijzigd.
- Geen betaaltermijn vermelden in de begeleidende tekst, terwijl deze wel op de factuur staat. Herhaal de termijn kort in de e-mail, zodat je klant niet eerst de bijlage hoeft te openen om te weten wanneer betaald moet worden. Meer hierover lees je bij de betaaltermijn instellen.
- Ervan uitgaan dat een factuur is aangekomen zonder dit te controleren, terwijl de e-mail bijvoorbeeld door een spamfilter is tegengehouden.
Praktijkvoorbeeld: factuur komt niet aan
Je verstuurt een factuur en na een week heeft de klant nog niet gereageerd of betaald. Je belt of appt de klant en die blijkt de e-mail helemaal niet te hebben ontvangen. Controleer dan eerst het e-mailadres in de klantgegevens op typefouten, vraag de klant om de spammap te controleren en verstuur de factuur zo nodig opnieuw. Blijft de factuur ondanks een correct e-mailadres uitblijven, download dan de pdf en stuur deze vanaf een ander e-mailadres of via een berichtendienst, zodat betalen niet onnodig wordt vertraagd.
Wanneer je een creditfactuur nastuurt
Ontdek je pas nadat je een factuur hebt verstuurd dat er een fout in staat, verstuur dan geen aangepaste versie van dezelfde factuur. Maak in plaats daarvan een creditfactuur aan en stuur die, samen met eventueel een nieuwe correcte factuur, opnieuw per e-mail naar je klant. Vermeld in de begeleidende tekst kort waarom je een creditfactuur stuurt, zodat er bij je klant geen verwarring ontstaat over welk bedrag nu klopt.
Meesturen van bijlagen naast de factuur
Wil je naast de factuur zelf ook nog een uitgewerkte urenspecificatie of een leveringsbon meesturen, doe dit dan als aparte bijlage bij dezelfde e-mail of stuur deze na als losse e-mail. Zo blijft de pdf van de factuur zelf overzichtelijk en voldoet deze aan de eisen voor een factuur, terwijl aanvullende informatie apart beschikbaar is voor je klant.