Factuur maken als schoonmaakbedrijf of zzp'er in de schoonmaak

Herhaalfacturen voor vaste klanten

Wie een vaste schoonmaakklant heeft, particulier of zakelijk, stuurt vaak maand na maand een factuur met exact dezelfde regels: dezelfde omschrijving, hetzelfde aantal uren of beurten en hetzelfde bedrag. Alleen de factuurdatum, het factuurnummer en de periode veranderen. Dat is precies het werk dat een herhaalfactuur overneemt.

Met een herhaalfactuur in Snelsturen leg je één keer een factuursjabloon vast: de klant, de omschrijving, het bedrag en het btw-tarief. Daarna kies je een terugkerende periode, bijvoorbeeld elke eerste dag van de maand, en de software zet vanaf dat moment automatisch een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer klaar, of verstuurt hem meteen als je dat instelt. Bij tien of twintig vaste klanten scheelt dat elke maand een flink stuk handwerk.

Doe je dit handmatig, dan sluipen er op den duur fouten in. Een veelvoorkomend probleem is dat je een klant een maand vergeet, waardoor je pas met terugwerkende kracht ontdekt dat er niet is gefactureerd. Ook komt het voor dat de factuurnummering niet meer klopt, omdat je de vorige factuur hebt gekopieerd en het nummer bent vergeten aan te passen, of dat je een oud uurtarief of een oude adreswijziging over het hoofd ziet en per ongeluk verouderde gegevens opnieuw verstuurt. Bij handmatig kopiëren van een Word-bestand is de kans op zo'n slordigheid het grootst, juist omdat de factuur er elke maand bijna hetzelfde uitziet.

Uurtarief of een vaste prijs per maand

In de schoonmaakbranche kom je twee manieren van prijzen tegen. De eerste is uren maal tarief: je factureert het aantal daadwerkelijk gewerkte uren vermenigvuldigd met je uurtarief. Dat werkt goed bij onregelmatige klussen, eenmalige grote schoonmaakbeurten of klanten waarbij de tijdsbesteding per keer verschilt. Op de factuur zet je dan een regel met omschrijving, het aantal uren en de prijs per uur, zodat de klant kan narekenen hoe het bedrag tot stand komt.

De tweede manier is een vaste prijs per maand, ongeacht het exacte aantal uren dat een beurt die maand kostte. Dat is gebruikelijk bij vaste contracten met een vaste frequentie, bijvoorbeeld wekelijks schoonmaken van een kantoor of tweewekelijks een woning. Op de factuur zet je dan één regel met de omschrijving van de periode en het vaste maandbedrag, zonder uren te specificeren.

Wijkt een maand af van de afspraak, dan hoort dat als aparte regel op de factuur, niet verwerkt in het vaste bedrag. Is er een extra beurt bijgekomen, bijvoorbeeld na een verhuizing of een feestje bij de klant, zet die dan apart neer met een eigen omschrijving en prijs. Is er sprake van meerwerk binnen een beurt, zoals een extra grondige beurt na bouwwerkzaamheden, reken dat dan als losse regel tegen je uurtarief of een vooraf afgesproken meerprijs. Zo blijft de vaste maandprijs herkenbaar en zie je meteen waar het verschil vandaan komt als het totaal een keer afwijkt.

Particuliere klanten, zakelijke klanten en dienstverlening aan huis

Run je een schoonmaakbedrijf of werk je als zzp'er vanuit een eigen onderneming, dan maakt het voor de factuur zelf niet uit of je klant particulier of zakelijk is: je stelt in beide gevallen een gewone factuur op met de verplichte gegevens en het juiste btw-tarief. Bij een zakelijke klant vermeld je daarnaast doorgaans een KvK-nummer of btw-identificatienummer van de klant, als die dat aangeeft voor zijn eigen administratie, maar dat is geen wettelijke eis voor een binnenlandse factuur zonder verlegging.

De regeling dienstverlening aan huis is iets anders en gaat niet over hoe je factureert vanuit een bedrijf. Die regeling geldt alleen als jij zelf particulier bent, dus geen eigen onderneming hebt, en huishoudelijk werk doet voor een andere particulier, voor minder dan vier dagen per week bij diezelfde opdrachtgever. In dat geval hoeft de particuliere opdrachtgever geen loonbelasting en premies in te houden, en betaal je zelf inkomstenbelasting over wat je ontvangt via je aangifte [1](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/niet_in_loondienst_werken/huishoudelijke_werkzaamheden_voor_anderen/u_doet_huishoudelijk_werk_voor_iemand/). Werk je meer dan drie dagen per week bij dezelfde particuliere opdrachtgever, dan ben je meestal in loondienst en is de regeling niet van toepassing [2](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/niet_in_loondienst_werken/huishoudelijke_werkzaamheden_voor_anderen/u_doet_huishoudelijk_werk_voor_iemand/voorwaarden/). Werk je via een uitzendbureau of een ander bedrijf, dan geldt de regeling sowieso niet, en ben je in loondienst bij dat bedrijf [2](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/prive/werk_en_inkomen/werken/niet_in_loondienst_werken/huishoudelijke_werkzaamheden_voor_anderen/u_doet_huishoudelijk_werk_voor_iemand/voorwaarden/). Heb je als zzp'er een eigen onderneming en factureer je vanuit die onderneming, dan val je hier sowieso buiten en factureer je gewoon met btw zoals hierboven beschreven.

Voor het btw-tarief op je factuur geldt: schoonmaakwerk binnen een woning valt onder het verlaagde tarief van 9 procent, ongeacht of de woning oud of nieuw is [3](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven_en_vrijstellingen/diensten_9_btw/werkzaamheden_aan_woningen/schoonmaken_in_woningen). Schoonmaak aan de buitenkant van een woning, zoals gevelreiniging, glasbewassing en schoorsteenvegen, valt onder het algemene tarief van 21 procent, net als bijzondere of intensieve schoonmaak met specialistische apparatuur, bijvoorbeeld het in de was zetten van parketvloeren of reiniging na brand- of waterschade [3](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven_en_vrijstellingen/diensten_9_btw/werkzaamheden_aan_woningen/schoonmaken_in_woningen). Schoonmaak van kantoren, winkels en andere niet-woningen valt buiten deze regeling en dus altijd onder 21 procent [4](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/tarieven_en_vrijstellingen/diensten_9_btw/werkzaamheden_aan_woningen/werkzaamheden_aan_woningen). Werk je een deel van een klus binnen en een deel buiten de woning, splits dan de regels op de factuur naar het juiste tarief per onderdeel.

Materiaalkosten en verbruiksartikelen doorbelasten

Schoonmaakmiddelen, doeken, sponzen en ander verbruiksmateriaal kun je op twee manieren verwerken. De eerste optie is alles inclusief: je rekent een all-in tarief per uur of per beurt waarin materiaal al is verdisconteerd, en je factuur blijft simpel met één regel per beurt of periode.

De tweede optie is materiaalkosten apart doorbelasten als losse regel, bijvoorbeeld "materiaalkosten schoonmaakmiddelen, [maand]". Dat is overzichtelijker als je materiaalgebruik sterk wisselt, bijvoorbeeld bij een grote onderhoudsbeurt met specifieke middelen. Zet voor die regel hetzelfde btw-tarief als voor de bijbehorende schoonmaakdienst: 9 procent bij schoonmaak in een woning, 21 procent bij een bedrijfspand of bij buitenwerk. Gebruik je voor een klus veel duurder of specialistisch materiaal dat je zelf hebt ingekocht, dan is het gebruikelijk om dat tegen kostprijs of met een kleine marge door te belasten, met een duidelijke omschrijving zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt.

Voorbeeldfactuur: vaste maandklant met extra beurt

Hieronder staat een fictief voorbeeld van Van der Meer Schoonmaakdiensten, met een vaste maandprijs voor een particuliere klant, een extra beurt en apart doorbelaste materiaalkosten. Alle namen en bedragen zijn verzonnen.

Alle namen, adressen, nummers en bedragen op deze factuur zijn verzonnen en dienen alleen ter illustratie.

Zelf zo'n factuur maken

Wil je meteen een eigen factuur opstellen zonder account, gebruik dan de gratis factuurgenerator. Heb je liever een compleet stappenplan met alle wettelijk verplichte gegevens, bekijk dan de uitleg over factuur maken op de hoofdpagina van deze silo.

Bronnen

• Belastingdienst: U doet huishoudelijk werk voor iemand
• Belastingdienst: Voorwaarden regeling dienstverlening aan huis
• Belastingdienst: Btw-tarief schoonmaken in woningen
• Belastingdienst: Btw-tarief werkzaamheden aan woningen