Factuurprogramma voor kappers: bonnen, facturen en btw op de juiste manier

Moet je als kapper eigenlijk facturen sturen?

De meeste klanten van een kapsalon zijn particulieren die contant of met de pinautomaat afrekenen. Voor die klanten geldt geen algemene factuurplicht: verkoop je goederen of diensten aan particulieren, dan ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur uit te reiken. Een kassabon of een aantekening in je dagstaat volstaat, zolang die omzet terug te vinden is in je administratie. Vraagt een klant er toch om, dan maak je gewoon een factuur.

Dat ligt anders zodra je levert aan een andere ondernemer, of aan een vereniging of stichting. Denk aan een fotostudio die je inhuurt voor het haar en de styling bij een shoot, of een evenement waarvoor je met een team knipt. Aan die klanten moet je wel een volledige factuur sturen, met alle wettelijke gegevens erop. De complete lijst met verplichte gegevens staat op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst.

De vereenvoudigde factuur tot en met 100 euro

Bij een factuurbedrag van maximaal 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Dat scheelt veel gedoe, want de meeste knipbeurten en kleuringen vallen ruim binnen dat bedrag. Op een vereenvoudigde factuur hoeven maar een paar gegevens te staan:

• de datum waarop je de factuur uitreikt
• jouw naam en adresgegevens
• welke dienst of welk product je hebt geleverd
• de btw, of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend

Wat er dus niet verplicht op hoeft: een factuurnummer uit een doorlopende reeks, de volledige adresgegevens van de klant en een aparte splitsing van het bedrag exclusief btw. Voor de meeste behandelingen aan de balie is dat ruim voldoende. Zodra het bedrag boven de 100 euro komt, bijvoorbeeld bij een uitgebreide kleurbehandeling met extensions, gelden de gewone factuureisen.

Stoelhuur: twee ondernemers, twee facturen

Steeds meer kappers werken niet in loondienst, maar huren als zelfstandige een stoel in een salon van een ander. In die opzet lopen er twee geldstromen door elkaar, en die moet je apart houden.

Als zelfstandige stoelhuurder factureer je jouw klanten voor het knippen zelf, met 9 procent btw. Dat staat los van wat je aan de salon betaalt voor het gebruik van de stoel, de wasbak en de andere voorzieningen. Die vergoeding voor de werkplek factureert de salon aan jou, als een aparte prestatie. Of daar btw op zit en tegen welk tarief, hangt af van wat er precies is afgesproken en hoe de salon dat zelf inricht. Laat dat door je boekhouder beoordelen aan de hand van je eigen huurovereenkomst, want dit verschilt per situatie en is niet met een vaste regel te vangen.

Belangrijk is in elk geval dat je als stoelhuurder je eigen omzet bijhoudt, los van de omzet van de salon. Jij bent zelf verantwoordelijk voor je eigen btw-aangifte en je eigen administratie, ook als de salon een deel van de boekhouding voor je verzorgt of de afrekening voor je doet.

Het btw-tarief: knippen tegen 9 procent, producten tegen 21 procent

Kappersdiensten vallen onder het verlaagde btw-tarief van 9 procent. Daaronder vallen knippen, wassen, föhnen, verven, permanenten en het scheren en trimmen van baarden. De producten die je tijdens de behandeling zelf verbruikt, zoals shampoo, haarverf en gel, horen bij die dienst en vallen dus ook onder 9 procent.

Zodra je iets los verkoopt aan een klant, bijvoorbeeld een flesje shampoo om mee naar huis te nemen, geldt het algemene tarief van 21 procent. Hetzelfde geldt voor haarspeldjes of andere accessoires, en voor behandelingen die niet kenmerkend zijn voor het kappersvak, zoals een gezichtsbehandeling, manicure of pedicure. Bij hairextensions en pruiken geldt een tussenvorm: het aanbrengen of aanmeten is een dienst tegen 9 procent, maar het materiaal zelf, dus de extensions of de pruik, valt onder 21 procent.

Dat betekent dat op één bon of factuur soms twee tarieven naast elkaar staan: bijvoorbeeld 9 procent voor de knipbeurt en 21 procent voor de shampoo die de klant meeneemt. Vermeld in dat geval de bedragen per tarief apart, zoals ook in het voorbeeld hieronder is uitgewerkt.

Kasadministratie, bonnen en facturen naast elkaar

Voor de meeste kapsalons vormt de dagelijkse kasomzet de kern van de administratie. Contante betalingen, pinbetalingen en eventuele tegoedbonnen horen allemaal in je kasadministratie of dagstaat, ook als je daarvoor geen aparte factuur uitreikt. Die dagstaat, samen met je kassabonnen, telstroken en bankafschriften, vormt de basis waarmee je btw-aangifte klopt bij een controle.

Facturen stuur je vooral naar zakelijke klanten: bedrijven, verenigingen of stichtingen die om een factuur vragen voor hun eigen administratie. Bewaar zowel je kassabonnen als je verstuurde en ontvangen facturen zeven jaar. Dat geldt voor je hele administratie, inclusief bankafschriften en contracten. Alleen gegevens over onroerende zaken moet je tien jaar bewaren, maar dat speelt voor een gewone kapsalon meestal niet.

Voorbeeldfactuur van een kapper aan een zakelijke klant

Onderstaand voorbeeld is fictief. Salon Verhoeven en alle andere gegevens bestaan niet en dienen alleen ter illustratie van hoe je een factuur met twee btw-tarieven opbouwt, bijvoorbeeld voor styling bij een fotoshoot.

Let op: dit is een fictief voorbeeld. Salon Verhoeven en Studio Beeldrecht B.V. bestaan niet.

Zelf snel zo'n factuur maken

Voor je zakelijke klanten kun je bovenstaande opbouw naschrijven in de gratis factuurgenerator. Je vult je eigen gegevens in, voegt per regel de omschrijving, het aantal, de prijs en het btw-tarief toe, en de btw per tarief en het totaal worden automatisch berekend. Meer over de opbouw van een volledige factuur staat op de pagina over factuur maken.

Bronnen

• Belastingdienst, Wie zijn verplicht te factureren: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Vereenvoudigde factuur: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Btw-tarief diensten van kappers: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Uw facturen bewaren: belastingdienst.nl