Factuur maken als nagelstyliste of schoonheidsspecialiste

Veel kleine bedragen: wanneer moet je eigenlijk factureren?

Een gellak van veertig euro, een set acrylnagels, een gezichtsbehandeling: de meeste afspraken in een nagelstudio of schoonheidssalon zijn losse behandelingen voor particuliere klanten. Voor die klanten geldt geen algemene factuurplicht. Verkoop je diensten aan particulieren, dan hoef je in de meeste gevallen geen factuur uit te reiken. Een kassabon, een pinbon met een aantekening, of een registratie in je afsprakensysteem of dagstaat is voldoende, zolang de omzet maar in je administratie staat.

Dat verandert zodra je voor een bedrijf werkt. Denk aan een fotostudio die je inhuurt voor een bruidsshoot, een evenementenbureau dat nagels laat doen voor een beurs, of een bedrijf dat een verwendag voor het personeel boekt. Aan zulke klanten, en ook aan verenigingen en stichtingen, stuur je altijd een volledige factuur met alle wettelijke gegevens. Welke dat zijn, staat op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst.

De vereenvoudigde factuur tot en met 100 euro

Wil een particuliere klant toch een bewijs, of heb je een kleine zakelijke klant, dan hoeft het geen uitgebreide factuur te zijn. Bij een factuurbedrag tot en met 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur geven. Daarop hoeven alleen deze gegevens te staan:

• de datum waarop je de factuur uitreikt
• jouw naam en adres
• wat je hebt gedaan of verkocht, bijvoorbeeld "gellak handen" of "nagelriemolie"
• het btw-bedrag, of de gegevens waarmee dat berekend kan worden

Een voorbeeld: een gellakbehandeling van €42,00 inclusief 21 procent btw. De btw daarin is €42,00 maal 21 gedeeld door 121, dus €7,29. Op de bon zet je "Gellak handen, €42,00 inclusief €7,29 btw (21%)". Komt een behandeling met producten samen boven de 100 euro, dan gelden de gewone factuureisen.

Welk btw-tarief geldt voor nagel- en schoonheidsbehandelingen?

Hier gaat het vaak mis, omdat kappers wel 9 procent rekenen en een nagelstudio aan een kapsalon doet denken. Maar het verlaagde tarief van 9 procent geldt alleen voor een vaste lijst diensten, en daar staan kappersdiensten op, geen nagel- of schoonheidsbehandelingen. Alles wat niet op die lijst staat en niet is vrijgesteld, valt onder het algemene tarief van 21 procent.

De Belastingdienst is daar op de pagina over kappersdiensten ook heel duidelijk over: manicure- en pedicurewerk, schoonheidsbehandelingen, het aanbrengen van make-up en make-upadvies vallen onder 21 procent, zelfs als een kapper ze uitvoert. Voor een nagelstyliste of schoonheidsspecialiste betekent dat: gellak, acryl, nail art, manicure, gezichtsbehandelingen, harsen en wimperbehandelingen reken je tegen 21 procent. Verkoop je producten los aan klanten, zoals nagelolie of verzorgingscrème, dan geldt daarvoor ook 21 procent.

Er is één uitzondering waar je voorzichtig mee moet zijn: de medische vrijstelling. Behandelingen met een therapeutisch doel, uitgevoerd door iemand met een erkende of gelijkwaardige medische kwalificatie, kunnen vrijgesteld zijn van btw. Denk aan bepaalde behandelingen door een medisch pedicure. De voorwaarden zijn streng, en een cosmetische behandeling valt er niet onder. Denk je dat dit voor jou geldt, laat het dan per behandeling nakijken door een boekhouder voordat je geen btw meer rekent.

Heb je een lage omzet en heb je gekozen voor de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en vermeld je op je facturen dat je onder die regeling valt. Een voorbeeld daarvan staat bij de voorbeeldfactuur onder de kleineondernemersregeling.

Werken vanuit huis of met stoelhuur

Veel nagelstylisten beginnen aan huis. Voor je facturen maakt dat niets uit: je bent een onderneming met een KvK-inschrijving, en je vestigingsadres staat op je facturen. Werk je aan huis en wil je je privéadres liever niet op elke bon, weet dan dat op een factuur je adres moet staan zoals dat bij je onderneming hoort.

Huur je een stoel of tafel in de salon van iemand anders, dan lopen er twee geldstromen door elkaar. Jij rekent af met je eigen klanten en houdt die omzet bij in je eigen administratie, ook als de klant bij de kassa van de salon betaalt. De salon factureert jou voor het gebruik van de werkplek. Of op die huur btw zit en tegen welk tarief, hangt af van wat er precies is afgesproken. Dat verschilt per situatie, dus laat je huurovereenkomst beoordelen door een boekhouder. Wat in elk geval telt: jij bent zelf verantwoordelijk voor je eigen btw-aangifte.

Je kasadministratie op orde

Omdat je vooral kleine bedragen ontvangt, is je kasadministratie het belangrijkste deel van je boekhouding. Houd per dag bij wat er contant en per pin is betaald, en bewaar die gegevens samen met je facturen, inkoopbonnen en bankafschriften. Voor de btw moet je je administratie zeven jaar bewaren.

Voorbeeldfactuur van een nagelstyliste aan een zakelijke klant

Het voorbeeld is fictief. Een fotostudio boekt een nagelstyliste voor drie modellen bij een bruidsshoot. Omdat de klant een bedrijf is en het bedrag boven de 100 euro komt, is het een volledige factuur.

Zo'n factuur maak je zonder account in de gratis factuurgenerator. Wil je weten hoe dit bij kappers zit, waar een deel van de behandelingen wel onder 9 procent valt, lees dan factureren als kapper. Het volledige stappenplan staat op de pagina over factuur maken.

Veelgestelde vragen

Valt een nagelbehandeling onder 9 of 21 procent btw?

Onder 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor een vaste lijst diensten, waaronder kappersdiensten, en manicure en schoonheidsbehandelingen staan daar niet op. De Belastingdienst noemt manicure- en pedicurewerk en schoonheidsbehandelingen zelfs uitdrukkelijk als diensten waarvoor 21 procent geldt, ook als een kapper ze uitvoert.

Moet ik mijn klanten een factuur geven?

Aan particulieren ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te geven. Een kassabon of een registratie in je kassa of dagstaat is genoeg, als de omzet maar in je administratie staat. Aan bedrijven, verenigingen en stichtingen stuur je wel altijd een factuur.

Wat moet er op een bon van minder dan 100 euro?

Bij een bedrag tot en met 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur geven. Daarop staan de datum, jouw naam en adres, wat je hebt gedaan of verkocht, en de btw of de gegevens waarmee die berekend kan worden.

Is een medische pedicure vrijgesteld van btw?

Dat kan, maar alleen onder strikte voorwaarden. De medische vrijstelling geldt voor zorg met een therapeutisch doel door iemand met een erkende of gelijkwaardige kwalificatie. Een cosmetische behandeling valt er niet onder. Twijfel je, laat het dan per behandeling nakijken.

Ik huur een stoel of tafel in een salon. Wie factureert wat?

Jij rekent zelf af met je klanten en houdt je eigen omzet bij. De salon factureert jou voor het gebruik van de werkplek. Of en hoeveel btw daarop zit hangt af van jullie afspraken, dus laat dat met je huurovereenkomst erbij door een boekhouder beoordelen.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-tarief diensten van kappers: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Diensten met 9% btw: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Btw-tarieven en wanneer u ze toepast: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Vereenvoudigde factuur: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Wie zijn verplicht te factureren: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Medische beroepsbeoefenaren: belastingdienst.nl