De eerste keer factureren voelt vaak spannender dan het is. In Snelsturen doorloop je een paar korte stappen en heb je binnen enkele minuten een correcte factuur klaar om te versturen.
Stap 1: bedrijfsgegevens invullen
Ga naar Instellingen en vul je bedrijfsgegevens in. Dit hoef je maar één keer te doen, want deze gegevens komen daarna automatisch op elke factuur te staan. Vul in elk geval in: je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en je btw-identificatienummer. Vul ook je IBAN in, zodat klanten weten waarnaar ze moeten overmaken. Een logo is niet verplicht, maar geeft je facturen een professionele uitstraling.
Stap 2: een klant toevoegen
Voeg bij Klanten de gegevens van de klant toe waarvoor je gaat factureren: naam, adres en, als het om een zakelijke klant in het buitenland gaat, het btw-identificatienummer. Heb je eenmaal een klant aangemaakt, dan hoef je die niet steeds opnieuw in te typen bij een volgende factuur.
Stap 3: de factuur opstellen
Maak een nieuwe factuur aan, kies de klant en voeg regels toe. Per regel vul je een omschrijving in, het aantal, de prijs per stuk en het btw-tarief dat van toepassing is, bijvoorbeeld 21%, 9% of 0%. Snelsturen berekent zelf het subtotaal, de btw en het totaalbedrag.
Stap 4: opslaan en versturen
Controleer de factuur op juistheid: klopt het factuurnummer, de datum, de betaaltermijn en de bedragen? Sla de factuur op en verstuur hem direct per e-mail naar je klant vanuit Snelsturen, of download de pdf om hem zelf te versturen.
Wat als ik een fout maak?
Zolang een factuur nog niet is verstuurd, kun je hem gewoon aanpassen. Is de factuur al verstuurd en blijkt er iets niet te kloppen, maak dan geen wijziging in de oorspronkelijke factuur, maar stel een creditfactuur op om de fout te herstellen.
Veelgemaakte fouten bij je eerste factuur
- Het factuurnummer niet doorlopend beginnen, bijvoorbeeld steeds bij 1 starten. Kies één reeks en houd deze aan, ook bij een nieuw kalenderjaar.
- Het btw-tarief per regel vergeten te controleren. Niet elk product of elke dienst valt onder hetzelfde tarief, en een verkeerd tarief kan bij een controle vragen opleveren.
- Geen betaaltermijn vermelden. Zonder duidelijke termijn weet je klant niet wanneer betaald moet zijn, zie ook hoe je een betaaltermijn instelt.
Twijfel je hoe een afgeronde factuur eruit hoort te zien, bekijk dan een volledig factuurvoorbeeld voordat je je eigen factuur verstuurt.
Achtergrond: waarom een doorlopend nummer belangrijk is
Een factuurnummer moet uniek en doorlopend zijn, dit staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. De Belastingdienst gebruikt deze reeks om te controleren of alle omzet is verantwoord. Snelsturen genereert dit nummer daarom automatisch bij elke nieuwe factuur, zodat je hier zelf niet over hoeft na te denken en er nooit per ongeluk een gat of een dubbel nummer in je reeks ontstaat.