De verplichte gegevens, punt voor punt
Dit zijn de gegevens die op een normale, volledige factuur horen te staan. Bekijk ook een ingevuld voorbeeld van een correcte factuur om te zien hoe dit er in de praktijk uitziet.
- 01
Je volledige naam en adres
Op iedere factuur staat de naam en het adres van jouw onderneming zoals die bij de Kamer van Koophandel bekend zijn. Een handelsnaam mag erbij, maar de statutaire naam moet erop staan.
Voorbeeld: J. Bakker Timmerwerk, Dorpsstraat 12, 3811 AB Amersfoort.
- 02
Naam en adres van je klant
Ook je afnemer moet duidelijk herkenbaar zijn: volledige bedrijfsnaam of persoonsnaam met adres. Bij een zakelijke klant volstaat het vestigingsadres, een postbus is niet voldoende.
Voorbeeld: Interieurbouw De Vries bv, Havenweg 5, 2013 CB Haarlem.
- 03
Je btw-identificatienummer
Je btw-identificatienummer, ook wel btw-id genoemd, hoort op elke factuur. Dit is niet hetzelfde nummer als je oude btw-nummer met burgerservicenummer erin, dat gebruik je sinds 2020 niet meer op facturen.
Voorbeeld: NL003344556B01.
- 04
Je KvK-nummer
Het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel hoort erbij zodra je ingeschreven staat. Ben je niet ingeschreven, bijvoorbeeld bij een eenmalige klus, lees dan hoe je te werk gaat op de pagina over factureren zonder KvK-nummer.
Voorbeeld: KvK 87654321.
- 05
Btw-identificatienummer van de klant, indien van toepassing
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land of verleg je de btw, dan is het btw-nummer van je klant verplicht op de factuur. Zonder dat nummer mag je het nultarief of de verlegging niet toepassen.
Voorbeeld: BE0876543210 bij een Belgische zakelijke klant.
- 06
Een uniek, doorlopend factuurnummer
Elke factuur krijgt een eigen nummer uit een reeks die logisch oploopt, zodat er geen twee facturen met hetzelfde nummer bestaan. Een veelgebruikte opzet is jaartal plus volgnummer.
Voorbeeld: 2026-0142.
- 07
De factuurdatum
De datum waarop je de factuur hebt opgemaakt en verstuurd. Deze datum bepaalt in welk btw-tijdvak de omzet valt, dus niet de datum waarop je klant betaalt.
Voorbeeld: Factuurdatum 14 maart 2026.
- 08
De datum van levering of dienst
Naast de factuurdatum vermeld je wanneer je hebt geleverd of de dienst hebt afgerond, als dat een andere datum is dan de factuurdatum. Bij doorlopende diensten mag je een periode noemen.
Voorbeeld: Werkzaamheden uitgevoerd van 1 tot en met 10 maart 2026.
- 09
Een duidelijke omschrijving van de levering
Per regel omschrijf je wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht, met een aantal of hoeveelheid waar dat relevant is. Vaag zoals diverse werkzaamheden is niet voldoende bij een controle.
Voorbeeld: 3 uur website onderhoud, 8 stuks bureaustoel model Ergo.
- 10
Het bedrag exclusief btw per tarief
Splits de bedragen uit naar btw-tarief: apart de omzet tegen 21 procent, apart tegen 9 procent en apart wat is vrijgesteld of verlegd. Zo kan je klant precies zien waarover welk tarief geldt.
Voorbeeld: Materiaal 21 procent 500,00 euro, arbeid 9 procent 200,00 euro.
- 11
Het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag
Voor elk tarief vermeld je het percentage en het daaruit voortvloeiende btw-bedrag in euro's. Bij 0 procent, vrijstelling of verlegging vermeld je dat expliciet in plaats van een btw-bedrag.
Voorbeeld: 21 procent over 500,00 euro is 105,00 euro btw.
- 12
Het totaalbedrag inclusief btw
Het eindtotaal dat je klant moet betalen, inclusief alle btw-bedragen samen. Zet dit bedrag duidelijk onderaan, bij voorkeur vet of in een groter lettertype.
Voorbeeld: Totaal te betalen 805,00 euro.
- 13
Vooruitbetalingen, als die van toepassing zijn
Heb je al een aanbetaling gefactureerd voordat je hebt geleverd, dan moet dat ook aan de gestelde eisen voldoen en op de einfactuur worden verrekend en vermeld.
Voorbeeld: Af: reeds gefactureerde aanbetaling 200,00 euro op factuur 2026-0098.
Bijzondere situaties met eigen eisen
Naast de veertien standaardpunten hierboven gelden er in een aantal situaties afwijkende of aanvullende regels. Werk je als onderaannemer of factureer je naar het buitenland, lees dan ook wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet.
- A
Vereenvoudigde factuur onder 100 euro inclusief btw
Blijft het totale factuurbedrag onder 100 euro inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Daarop hoeven alleen je eigen naam en adres, de datum, een omschrijving van de levering, en het te betalen btw-bedrag te staan. De gegevens van je klant mag je weglaten. Deze vereenvoudigde vorm mag niet worden gebruikt bij afstandsverkopen of bij leveringen naar een ander EU-land.
Voorbeeld: een kassabon van een winkel voor 45,90 euro voldoet meestal aan de vereenvoudigde eisen.
- B
Btw verlegd, aanvullende tekst verplicht
Reken je geen btw omdat je die verlegt naar je afnemer, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw of bij een zakelijke levering naar een andere EU-lidstaat, dan moet je op de factuur letterlijk vermelden dat de btw is verlegd. Ook het btw-nummer van je klant is dan verplicht. Alle regels hierover staan op de pagina over wanneer je de btw verlegt.
Voorbeeld: de tekst Btw verlegd, met daarnaast het btw-nummer van de opdrachtgever.
- C
Kleineondernemersregeling, aanvullende tekst verplicht
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening. Op de factuur vermeld je dat expliciet, bijvoorbeeld met de tekst factuur vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling. Je vermeldt geen btw-bedrag en je btw-identificatienummer blijft wel verplicht.
Voorbeeld: Btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling, artikel 25 Wet OB.
- D
Margeregeling, aanvullende tekst verplicht
Verkoop je gebruikte goederen, kunst, antiek of curiosa onder de margeregeling, dan bereken je btw over je winstmarge in plaats van over de volledige verkoopprijs. Je vermeldt dan geen btw-bedrag apart, maar wel een tekst zoals gebruikte goederen, bijzondere regeling. Het btw-bedrag mag niet apart op de factuur staan omdat je klant die btw niet mag aftrekken.
Voorbeeld: Bijzondere regeling gebruikte goederen bij de verkoop van een tweedehands auto.
De uiterste factuurdatum
Voor leveringen aan andere ondernemers geldt een wettelijke uiterste termijn voor het uitreiken van de factuur: uiterlijk de vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd of de dienst hebt afgerond. Heb je op 22 februari geleverd, dan moet de factuur er uiterlijk op 15 maart zijn. Deze termijn staat in de Wet op de omzetbelasting 1968 en wordt door de Belastingdienst streng gehandhaafd, omdat de btw op de factuurdatum verschuldigd wordt en niet pas bij betaling.
Voor leveringen aan particulieren geldt geen wettelijke uiterste datum, maar het is verstandig ook dan snel te factureren. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om betaling af te dwingen. Lees op welke betaaltermijn je mag afspreken hoe je dat vastlegt.
Bewaarplicht: zeven jaar, soms tien
Op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen moet je je facturen, zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt, zeven jaar bewaren. Voor facturen die betrekking hebben op onroerende zaken, zoals de bouw, verbouwing of verhuur van een pand, geldt een langere termijn van tien jaar. Digitaal bewaren is toegestaan, mits de factuur leesbaar blijft en niet ongemerkt kan worden aangepast gedurende de hele bewaartermijn.
Moet je een fout op een al verstuurde factuur herstellen, doe dat dan nooit door de oorspronkelijke factuur aan te passen. Lees op hoe je een creditfactuur maakt en in je btw-aangifte verwerkt hoe je dat wel netjes doet. Heb je nog geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel, kijk dan op de pagina over factureren zonder KvK-nummer en zonder btw-nummer welke gegevens dan wel verplicht blijven.
Wat als een verplicht gegeven ontbreekt
Ontbreekt er een verplicht gegeven op je factuur, dan is de factuur formeel onvolledig. Voor je klant betekent dit dat de Belastingdienst het recht op aftrek van voorbelasting kan weigeren. Voor jezelf betekent het risico op vragen bij een boekenonderzoek en, in het uiterste geval, een naheffingsaanslag met eventueel een boete. Merk je zelf dat een verstuurde factuur onvolledig is, stuur dan een aanvullende factuur of, als bedragen moeten wijzigen, een creditfactuur gevolgd door een nieuwe correcte factuur. Wacht daar niet te lang mee, want hoe eerder je herstelt, hoe kleiner de kans op discussie bij een controle.
De eenvoudigste manier om dit te voorkomen is een factuurprogramma dat de verplichte velden al voor je klaarzet. In het volledige stappenplan om een factuur te maken lees je hoe je in vier stappen tot een correcte factuur komt, en met de gratis factuurgenerator maak je er direct een aan zonder installatie of account.
Veelgestelde vragen over factuureisen
Bronnen: Belastingdienst, Wet op de omzetbelasting 1968 (artikel 35a en artikel 25), Burgerlijk Wetboek en de Algemene wet inzake rijksbelastingen voor de bewaarplicht.