Welke betaaltermijn mag je afspreken

Wat is een betaaltermijn precies

Een betaaltermijn is de periode waarbinnen je klant het factuurbedrag moet overmaken, gerekend vanaf het moment dat hij de factuur ontvangt. Je zet de termijn meestal in dagen op de factuur, bijvoorbeeld betaling binnen 14 dagen, en daarnaast zet je bij voorkeur ook de exacte vervaldatum erbij zodat er geen misverstand kan ontstaan over wanneer het geld op je rekening moet staan.

De betaaltermijn is geen verplicht onderdeel van de factuureisen voor de btw, maar wel een van de belangrijkste afspraken tussen jou en je klant. Zonder duidelijke termijn weet je klant niet wanneer hij moet betalen, en heb jij geen duidelijk startpunt om te bepalen wanneer een factuur te laat is.

De wettelijke standaard: dertig dagen

Spreek je met je zakelijke klant niets af over de betaaltermijn, dan geldt van rechtswege een termijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur. Dit staat in artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek, dat specifiek gaat over handelstransacties tussen ondernemers. Deze termijn is dus de vangnetregel: hij springt alleen in als er geen andere afspraak is gemaakt.

Belangrijk om te onthouden is dat de termijn begint bij ontvangst van de factuur, en niet noodzakelijk bij de datum die op de factuur staat. Verstuur je de factuur pas een week na de leverdatum, dan verschuift ook het startpunt van de betaaltermijn met die week mee.

Wat je tussen bedrijven mag afspreken

Ondernemers mogen onderling een langere betaaltermijn afspreken dan dertig dagen, maar de wet stelt daar een grens aan. Het maximum ligt op zestig dagen, en die afwijkende termijn moet je uitdrukkelijk overeenkomen, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden, in een contract of duidelijk zichtbaar op de factuur. Een termijn van meer dan zestig dagen is alleen geldig als beide partijen kunnen aantonen dat dit voor geen van beiden onredelijk nadelig is, en in de praktijk komt dat weinig voor.

Sinds 1 juli 2022 geldt een extra beperking. Koopt een groot bedrijf goederen of diensten in bij een mkb-bedrijf of een zzp'er, dan mag de afgesproken betaaltermijn niet langer zijn dan dertig dagen. Deze regel is ingevoerd om te voorkomen dat grote bedrijven kleinere leveranciers lange betaaltermijnen opleggen terwijl zij zelf wel snel kunnen betalen. Een groot bedrijf mag dus geen zestig dagen afspreken met een zzp'er, ook niet als de zzp'er daarmee instemt.

Ben je zelf zzp'er of mkb-ondernemer en levert een grote klant je een contract met een langere termijn dan dertig dagen, dan mag je die bepaling naast je neerleggen. Een beding dat in strijd is met deze regel is vernietigbaar, wat betekent dat jij je erop kunt beroepen om alsnog de wettelijke termijn van dertig dagen te laten gelden.

Wat geldt bij een particuliere klant

De regeling uit artikel 6:119a BW is geschreven voor handelstransacties tussen ondernemers en geldt dus niet automatisch als je aan een consument factureert. Bij een particuliere klant is er geen vaste wettelijke standaardtermijn. Je spreekt de betaaltermijn zelf af, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden of gewoon op de factuur zelf.

Heb je niets afgesproken, dan moet een consument binnen een redelijke termijn betalen. In de praktijk wordt daarbij vaak aangesloten bij dezelfde dertig dagen die ook tussen bedrijven gebruikelijk is. Wil je discussie voorkomen, zet dan altijd een concrete termijn en vervaldatum op je factuur, ook aan particuliere klanten.

Betaaltermijn bij overheidsopdrachten

Werk je in opdracht van de overheid, bijvoorbeeld een gemeente, provincie of ministerie, dan geldt een wettelijke betaaltermijn van dertig dagen. De gedachte daarachter is dat de overheid als grote, kredietwaardige afnemer wordt gezien die geen langere termijn mag opleggen aan de ondernemers die voor haar werken. Deze termijn van dertig dagen is voor overheidsinstanties in beginsel een maximum en kan niet zomaar worden opgerekt zoals tussen twee gewone bedrijven soms wel kan.

Wanneer begint de termijn te lopen

De betaaltermijn start op het moment dat je klant de factuur ontvangt, niet op het moment waarop je de factuur hebt gemaakt of gedateerd. Stuur je de factuur per e-mail direct na het opstellen, dan vallen factuurdatum en ontvangstdatum meestal samen. Verstuur je een factuur pas dagen later, of komt hij via de post, dan kan er verschil zitten tussen de factuurdatum en het echte startpunt van de termijn.

Om discussie te voorkomen is het slim om de factuur zo snel mogelijk na levering te versturen en de verzenddatum en factuurdatum gelijk te houden. Bewaar ook een bevestiging van verzending, bijvoorbeeld een e-mail met leesbevestiging of een verzendlog uit je factuurprogramma, zodat je bij twijfel kunt aantonen wanneer de klant de factuur heeft ontvangen.

Wat is een vervaldatum en hoe bereken je die

De vervaldatum is de exacte kalenderdatum waarop het bedrag uiterlijk op je rekening moet staan. Je berekent hem door het aantal dagen van de betaaltermijn op te tellen bij de datum van ontvangst. Staat op de factuur bijvoorbeeld dertig dagen en is de factuurdatum 3 maart, dan is de vervaldatum 2 april. Bij veertien dagen vanaf dezelfde datum kom je op 17 maart uit.

Zet altijd zowel de betaaltermijn in dagen als de concrete vervaldatum op de factuur. Alleen dertig dagen laat ruimte voor interpretatie over de startdatum, terwijl een concrete datum zoals 2 april 2026 geen misverstand mogelijk maakt. In Snelsturen wordt de vervaldatum automatisch berekend zodra je een factuurdatum en betaaltermijn invult, zodat je dit nooit met de hand hoeft uit te rekenen.

Praktische tips om sneller betaald te krijgen

• Kies een korte, realistische termijn, bijvoorbeeld 14 dagen in plaats van 30, zeker bij kleinere bedragen
• Zet altijd een concrete vervaldatum op de factuur naast het aantal dagen
• Voeg een betaallink met iDEAL toe zodat je klant met één klik kan betalen zonder zelf een IBAN over te typen
• Vraag bij nieuwe klanten of grote bedragen om een vooruitbetaling of aanbetaling voordat je begint
• Werk bij grote opdrachten met termijnfacturen: een deel bij start, een deel bij oplevering en het restant bij afronding
• Stuur de factuur direct na levering, hoe later je factureert, hoe later je ook betaald krijgt

Wil je dit meteen in de praktijk toepassen zonder eerst een account aan te maken, gebruik dan de gratis factuurgenerator om direct een factuur met een duidelijke betaaltermijn en vervaldatum te maken.

Wat je doet bij een te late betaling

Is de vervaldatum verstreken zonder betaling, dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan volgt een aanmaning. Bij zakelijke klanten mag je vanaf de vervaldatum wettelijke handelsrente rekenen zonder dat je daarvoor eerst nog een aparte ingebrekestelling hoeft te sturen. Bij consumenten mag je pas incassokosten in rekening brengen nadat je een correcte aanmaning of ingebrekestelling hebt verstuurd met een betalingstermijn van veertien dagen. De volledige volgorde, de bedragen voor incassokosten en de hoogte van de wettelijke handelsrente staan uitgewerkt op aanmanen, incassokosten en wettelijke handelsrente.

Wil je precies weten wat er allemaal verplicht op je factuur moet staan voordat je hem verstuurt, kijk dan op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan is het ook goed om te weten wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet. En moet je een factuur met een verkeerd bedrag of verkeerde termijn herstellen, lees dan hoe je een creditfactuur maakt en in je btw-aangifte verwerkt.

Veelgestelde vragen over betaaltermijnen

Bronnen: Burgerlijk Wetboek boek 6 artikel 119a, Rijksoverheid over betaaltermijnen tussen bedrijven sinds 1 juli 2022, en de Rijksoverheid over betaaltermijnen bij overheidsopdrachten.