De Belastingdienst stelt op grond van artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 een aantal eisen aan de gegevens die op een factuur moeten staan. Snelsturen vult veel van deze gegevens automatisch in, maar het is goed om te weten wat er wettelijk verplicht is.
De verplichte gegevens
- Je volledige naam en adres, en die van je klant.
- Je btw-identificatienummer.
- Je KvK-nummer.
- Een uniek, doorlopend factuurnummer.
- De datum waarop de factuur is uitgereikt.
- De datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden, als die afwijkt van de factuurdatum.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Het aantal en de eenheid van de geleverde goederen of diensten.
- Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
- Het toegepaste btw-tarief of, bij een vrijstelling of verlegging, een verwijzing daarnaar.
- Het btw-bedrag.
- Bij verlegde btw: de vermelding "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant.
Uitleg per onderdeel
Naam en adres moeten de volledige, officiële gegevens zijn zoals ze bij de Kamer van Koophandel bekend zijn. Het factuurnummer moet uniek zijn en volgt idealiter een doorlopende reeks, zodat de Belastingdienst kan controleren dat er geen facturen ontbreken. De omschrijving van de dienst of het product moet specifiek genoeg zijn om te begrijpen waarvoor is gefactureerd, algemene termen als "diensten" zijn niet voldoende.
Het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag moeten los van elkaar zichtbaar zijn, ook als je meerdere btw-tarieven op één factuur gebruikt. In dat geval splits je het subtotaal per tarief uit.
Hoe Snelsturen je hierbij helpt
Snelsturen vult je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-identificatienummer automatisch in vanuit je instellingen, en genereert een doorlopend factuurnummer bij elke nieuwe factuur. Je hoeft dus alleen nog de klantgegevens en de factuurregels in te vullen.
Veelgemaakte fouten
- Een te algemene omschrijving gebruiken, zoals "werkzaamheden" zonder verdere toelichting. Wees specifiek over wat er is geleverd en in welke periode.
- Bij btw verlegd het btw-identificatienummer van de klant vergeten, terwijl dit bij verlegging verplicht is. Meer hierover lees je bij btw verlegd instellen.
- Het btw-bedrag en het bedrag exclusief btw niet los van elkaar tonen, waardoor niet controleerbaar is hoeveel btw precies in rekening is gebracht.
Als een verplicht gegeven ontbreekt
Merk je pas na het versturen dat een verplicht gegeven ontbreekt of onjuist is, pas de verstuurde factuur dan niet aan. Maak een creditfactuur voor de oorspronkelijke factuur en stuur daarna een nieuwe, correcte factuur. Zo blijft je administratie sluitend en voorkom je dat je klant twee versies van dezelfde factuur naast elkaar heeft liggen.
Bron
De volledige lijst met verplichte factuurgegevens staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. Twijfel je over een specifieke situatie, bijvoorbeeld bij levering aan het buitenland, raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder voor de precieze eisen die in jouw geval gelden.