Factureer je een klant elke maand of elk kwartaal hetzelfde bedrag, bijvoorbeeld voor een vast contract of een abonnement, dan hoef je niet steeds handmatig een nieuwe factuur te maken. Met een herhaalfactuur stel je dit één keer in en zorgt Snelsturen voor de rest.
Klant en regels instellen
Kies de klant waarvoor de herhaalfactuur geldt en vul de factuurregels in zoals ze bij elke herhaling moeten terugkomen: omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief. Deze regels worden bij elke nieuwe factuur automatisch overgenomen.
Frequentie kiezen
Kies hoe vaak de factuur moet worden aangemaakt: wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Deze frequentie bepaalt het interval waarop een nieuwe factuur wordt gegenereerd.
Start- en einddatum
Vul een startdatum in vanaf wanneer de reeks moet beginnen. Daarna kies je of de reeks doorloopt tot een bepaalde einddatum, of tot een vast aantal keer is bereikt, bijvoorbeeld twaalf facturen bij een contract van een jaar met maandelijkse facturatie.
Betaaltermijn en verzending
Stel de betaaltermijn in die op elke gegenereerde factuur komt te staan. Kies daarnaast of je wilt dat elke factuur automatisch naar je klant wordt verstuurd, of dat hij als concept wordt klaargezet zodat je hem eerst zelf kunt controleren voordat hij de deur uitgaat.
Pauzeren en stoppen
Verandert er iets aan de afspraak met je klant, dan kun je een herhaalfactuur op elk moment pauzeren. Er wordt dan tijdelijk geen nieuwe factuur aangemaakt, totdat je de reeks weer hervat. Is de samenwerking beëindigd, dan stop je de reeks helemaal.
Een bestaande factuur omzetten in een reeks
Heb je al een gewone factuur gemaakt en blijkt achteraf dat dit een terugkerende opdracht wordt, dan hoef je niet opnieuw te beginnen. Je kunt de bestaande factuur gebruiken als basis en hier een herhaalfactuur van maken, zodat de regels automatisch worden overgenomen.
Veelgemaakte fouten bij herhaalfacturen
- Een herhaalfactuur laten doorlopen nadat een contract is beëindigd. Zet de reeks altijd stop zodra de afspraak met de klant eindigt, anders blijft er onterecht gefactureerd worden.
- Geen betaaltermijn instellen op de reeks, waardoor elke gegenereerde factuur een onduidelijke of ontbrekende vervaldatum krijgt. Zie ook hoe je een betaaltermijn kiest.
- Automatisch versturen aanzetten zonder de eerste gegenereerde factuur te controleren, waardoor een fout in de regels pas opvalt nadat de klant de factuur al heeft ontvangen.
Wat als er iets fout gaat
Is er per ongeluk een factuur met een verkeerd bedrag automatisch verstuurd, pas de verstuurde factuur dan niet aan. Maak in plaats daarvan een creditfactuur voor het verschil en stel de instellingen van de herhaalfactuur bij, zodat de volgende factuur wel klopt. Merk je pas na een paar herhalingen dat de frequentie niet meer aansluit bij de afspraak met je klant, bijvoorbeeld omdat er van maandelijks naar per kwartaal is overgestapt, pas dan de frequentie aan bij de eerstvolgende gelegenheid en informeer je klant hierover.