Btw verlegd: wanneer het mag en wat er op je factuur moet

Wat betekent btw verleggen

Bij een gewone levering bereken jij als leverancier btw over je factuur, dragen die btw af aan de Belastingdienst, en trekt je klant hem als voorbelasting weer af. Bij btw verlegd sla je die tussenstap over: jij berekent geen btw, en je klant geeft de btw over jouw levering zelf aan in zijn eigen aangifte, waarna hij die btw in diezelfde aangifte meestal ook weer aftrekt. Het bedrag dat de fiscus uiteindelijk ontvangt verandert niet, alleen de partij die de aangifte doet.

De regeling bestaat om twee redenen. Ten eerste voorkomt ze dat een leverancier btw int en vervolgens failliet gaat voordat hij die afdraagt, terwijl zijn klant de btw al wel heeft afgetrokken. Dat risico speelde vooral in de bouw. Ten tweede maakt verlegging grensoverschrijdende handel binnen de EU eenvoudiger, omdat je als leverancier niet in ieder EU-land apart btw hoeft af te dragen.

De drie hoofdsituaties

Verlegde btw komt in de praktijk in drie soorten situaties voor. Val je hier niet onder, dan bereken je gewoon je eigen tarief; de gangbare tarieven en wanneer je welk tarief gebruikt staan uitgelegd op de hoofdpagina over factuur maken.

1. Onderaanneming en uitlening van personeel in de bouw, metaal en scheepsbouw

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, of leen je personeel uit aan een ander bedrijf in de bouw, de metaalconstructie of de scheepsbouw, dan verleg je de btw naar degene aan wie je factureert. Dit heet de verleggingsregeling voor onderaanneming. Het maakt niet uit of het gaat om nieuwbouw, onderhoud, sloop of montage. Werk je rechtstreeks voor de eindklant, bijvoorbeeld een particuliere opdrachtgever, dan is er geen sprake van onderaanneming en bereken je gewoon je eigen btw-tarief.

2. Zakelijke klanten in een ander EU-land met een geldig btw-nummer

Lever je diensten of goederen aan een ondernemer die is gevestigd in een ander EU-land en die een geldig btw-identificatienummer heeft, dan verleg je de btw naar die afnemer. Je factureert met 0 procent btw en vermeldt de verlegging, en je geeft de omzet aan in je btw-aangifte en apart in de ICP-opgaaf, de opgaaf intracommunautaire prestaties. Zonder een geldig btw-nummer van je klant mag je niet verleggen en moet je gewoon Nederlandse btw berekenen, tenzij een andere vrijstelling geldt.

3. Binnenlandse situaties zoals afval en telecommunicatie

Ook binnen Nederland gelden losse verleggingsregelingen voor specifieke branches. Denk aan de handel in bepaalde afvalstoffen en oude materialen, en aan de levering van mobiele telefoons, chips, spelcomputers en tablets tussen ondernemers als de vergoeding op de factuur boven de 10.000 euro uitkomt. Ook bij de levering van gas- en elektriciteitscertificaten en bij bepaalde telecommunicatiediensten tussen ondernemers kan verlegging verplicht zijn. Twijfel je of jouw branche onder zo'n regeling valt, raadpleeg dan de regelingen van de Belastingdienst voor jouw specifieke sector.

Wat er letterlijk op de factuur moet staan

Op een factuur met verlegde btw zet je de tekst "btw verlegd" duidelijk op de factuur, in plaats van een btw-percentage en btw-bedrag bij de betreffende regel. Het bedrag dat je in rekening brengt is dan het bedrag exclusief btw, en er staat geen btw-bedrag en geen totaal inclusief btw voor die regel. Het btw-identificatienummer van je afnemer is bij verlegging wettelijk verplicht op de factuur; zonder dat nummer is de factuur niet compleet. Daarnaast blijven alle gewone factuureisen gelden: je eigen naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer, een factuurnummer, de datum en een duidelijke omschrijving. De volledige lijst staat op de checklist met alle factuureisen.

Het btw-nummer van je afnemer controleren

Voordat je verlegt naar een klant in een ander EU-land, controleer je zijn btw-identificatienummer via VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie. Je vult het landcode en nummer in en krijgt direct te zien of het nummer op het moment van controleren geldig is en, indien beschikbaar, of de bedrijfsnaam overeenkomt. Bewaar een schermafdruk of de bevestiging van de controle bij je administratie, zodat je bij een controle van de Belastingdienst kunt aantonen dat je op het moment van factureren zorgvuldig hebt gecontroleerd. Is een nummer ongeldig, factureer dan met Nederlandse btw totdat je klant een geldig nummer heeft.

Verlegde btw invullen in je aangifte

In je eigen btw-aangifte geef je omzet waarover je de btw hebt verlegd aan in rubriek 1e, leveringen en diensten belast met 0 procent of niet belast. Ben je juist degene die btw ontvangt via verlegging, bijvoorbeeld als hoofdaannemer die een factuur van een onderaannemer krijgt, dan geef je die btw aan in rubriek 3b en trek je hem, als je er recht op hebt, in dezelfde aangifte weer af via de rubriek voor voorbelasting.

Gaat het om een levering aan een ondernemer in een ander EU-land, dan doe je naast de btw-aangifte ook een ICP-opgaaf. Daarin vermeld je per klant het btw-nummer en de totale waarde van de leveringen in dat tijdvak. De ICP-opgaaf en de btw-aangifte moeten op elkaar aansluiten; verschillen leiden vaak tot vragen van de Belastingdienst. Binnenlandse verlegging, zoals in de bouw, hoort niet in de ICP-opgaaf.

Ten onrechte wel of niet verlegd

Heb je verlegd terwijl dat niet mocht, dan heb je te weinig btw afgedragen en riskeer je een naheffing met belastingrente. Heb je juist btw berekend terwijl je had moeten verleggen, dan heeft je klant onterecht btw betaald die hij mogelijk niet kan aftrekken. In beide gevallen herstel je de fout met een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur terugdraait, gevolgd door een nieuwe, juiste factuur. Hoe je dat precies doet en verwerkt in je aangifte staat op hoe je een creditfactuur maakt en in je btw-aangifte verwerkt. Ontdek je de fout pas na het indienen van je aangifte, dan corrigeer je die met een suppletie.

Voorbeeldfactuurregel

Een onderaannemer die schilderwerk uitvoert voor een hoofdaannemer zet op zijn factuur bijvoorbeeld: "Schilderwerk gevel, project Nieuwstraat 12, 40 uur à €45,00, subtotaal €1.800,00, btw verlegd naar afnemer, btw-nummer afnemer NL001234567B01, te betalen €1.800,00." Er staat geen btw-percentage en geen apart btw-bedrag bij deze regel, en het te betalen bedrag is gelijk aan het bedrag exclusief btw. Zet je een dergelijke factuur op met de gratis generator, dan kies je de instelling voor verlegde btw en wordt deze tekst en de opmaak automatisch goed gezet.

Werk je regelmatig met verlegde btw, bijvoorbeeld als onderaannemer of als je vaak aan klanten in andere EU-landen levert, dan is het handig om je klantgegevens inclusief btw-nummer één keer vast te leggen. Meer over de opbouw van een factuur en de juiste betaaltermijn vind je op welke betaaltermijn je mag afspreken, en als je nog geen KvK-inschrijving hebt lees je op factureren zonder KvK-nummer en zonder btw-nummer hoe dat in zijn werk gaat.

Veelgestelde vragen over btw verleggen

Bronnen: Belastingdienst, Wet op de omzetbelasting 1968 en Burgerlijk Wetboek.