Factuurprogramma voor loodgieters: voorschot, verlegde btw en spoedtarief

Voorschot en termijnfacturen bij grotere klussen

Bij een nieuwe badkamer of een complete cv-installatie loop je als loodgieter voor op de materiaalkosten en zit er soms weken tussen de opdracht en de oplevering. Het is dan gebruikelijk om een deel van het bedrag vooraf te vragen. Spreek je met je klant af dat hij verplicht is om vooraf te betalen, dan hoor je daarvoor een voorschotfactuur te sturen voordat het bedrag opeisbaar wordt. Op die voorschotfactuur staat het bedrag van het voorschot en het bijbehorende btw-bedrag, tegen het tarief dat voor de uiteindelijke levering geldt.

Doet je klant vrijwillig een vooruitbetaling zonder dat je dat had afgesproken of gefactureerd, dan ontstaat de btw-plicht op het moment dat je het geld ontvangt. Werk daarom bij grotere klussen liever met een vaste afspraak: bijvoorbeeld 40 procent bij opdracht, 40 procent bij start van de installatie en het restant bij oplevering. Elke termijn factureer je apart, met een eigen factuurnummer en een eigen btw-bedrag.

Op de eindfactuur, als de badkamer of cv-installatie klaar is, reken je het totale bedrag van de klus af en trek je de eerder gefactureerde voorschotten en de daarover al berekende btw ervan af. Wat overblijft is het bedrag dat je klant nog moet betalen, met het resterende btw-bedrag. Vermeld op die eindfactuur kort welke voorschotfacturen al zijn verstuurd, zodat het voor je klant en voor jezelf duidelijk blijft hoe het totaalbedrag is opgebouwd.

Btw verlegd bij onderaanneming in de bouw

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, bijvoorbeeld omdat je het leidingwerk en sanitair plaatst in een nieuwbouwproject waar een bouwbedrijf de opdrachtgever is, dan geldt de verleggingsregeling. Die regeling is bedoeld voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken, zoals bouwen, aanleggen, onderhouden en herstellen, en geldt dus voor het meeste installatiewerk dat een loodgieter uitvoert in opdracht van een hoofdaannemer.

Bij verlegging breng je zelf geen btw in rekening. In plaats daarvan zet je de tekst "btw verlegd" op de factuur en vermeld je het btw-identificatienummer van de hoofdaannemer, inclusief de landcode. Je geeft op de factuur wel aan welk bedrag er zou gelden per tarief als de btw niet verlegd zou zijn, zodat de hoofdaannemer weet hoeveel btw hij zelf moet aangeven en aftrekken. Werk je rechtstreeks voor een particuliere eindklant, dan is er geen sprake van onderaanneming en reken je gewoon je eigen btw op de normale manier.

Verlegging geldt niet als je het werk grotendeels, dus voor meer dan de helft, in je eigen werkplaats hebt uitgevoerd. Monteer je bijvoorbeeld een leidingsysteem grotendeels in je eigen werkplaats en plaats je het daarna alleen nog, dan reken je gewoon je eigen btw en verleg je niet.

Materiaal en arbeid apart op de factuur

Het is verstandig om materiaal en arbeid als aparte regels op de factuur te zetten, ook als beide onder hetzelfde btw-tarief vallen. Zo zie je zelf meteen wat de inkoopmarge op materiaal is en wat je daadwerkelijk aan uren overhoudt, en kan je klant nagaan waarvoor hij betaalt.

Die splitsing wordt verplicht zodra er verschillende btw-tarieven op één klus van toepassing zijn. Het installeren of repareren van een cv-ketel, kraan of leidingwerk valt onder het normale tarief van 21 procent. Het isoleren van leidingen met isolatiemateriaal, zoals leidingisolatie tegen warmteverlies, kan onder het verlaagde tarief van 9 procent vallen, maar alleen als de woning ouder is dan twee jaar en alleen voor de arbeidskosten van het isoleren zelf. Het isolatiemateriaal valt daarbij weer onder 21 procent. Combineer je in één klus installatiewerk met het isoleren van bestaand leidingwerk, dan splits je die twee onderdelen op de factuur, elk met het juiste tarief.

Let op: het algemene onderhoud of de reparatie van sanitair, kranen en leidingen valt niet automatisch onder 9 procent alleen omdat het om een woning ouder dan twee jaar gaat. Het verlaagde tarief voor woningen ouder dan twee jaar geldt specifiek voor isoleren, schilderen, stukadoren, behangen en schoonmaken, niet voor installatiewerk in het algemeen.

Spoedtarief en voorrijkosten buiten kantooruren

Een lekkage in het weekend of een verstopping midden in de nacht vraagt om een ander tarief dan een geplande afspraak op een doordeweekse ochtend. Spreek dat spoedtarief vooraf met je klant af, telefonisch of via een kort bericht, en zet het vervolgens als aparte regel op de factuur. Zo blijft voor je klant zichtbaar dat het reguliere uurtarief en de toeslag voor spoed of avond- en weekendwerk twee losse bedragen zijn.

Hetzelfde geldt voor voorrijkosten. Reken je die standaard, zet ze dan als vaste regel op elke factuur. Reken je alleen voorrijkosten bij spoedopdrachten of bij klanten buiten je gebruikelijke werkgebied, geef dat dan duidelijk aan in de omschrijving, bijvoorbeeld "voorrijkosten spoedopdracht buiten kantooruren". Een duidelijke omschrijving voorkomt discussie achteraf en laat zien dat het bedrag geen toevallige opslag is maar een vooraf afgesproken toeslag.

Voorbeeldfactuur van een loodgieter

Hieronder staat een fictief voorbeeld van een spoedklus met installatiewerk en leidingisolatie. Alle namen, adressen en bedragen zijn verzonnen en dienen alleen ter illustratie.

Loodgietersbedrijf De Vries en Familie Jansen zijn verzonnen. Elke overeenkomst met een bestaand bedrijf berust op toeval.

Zelf zo'n factuur maken

Je kunt dit voorbeeld naschrijven met je eigen gegevens in de gratis factuurgenerator. Voer per regel de omschrijving, het aantal, de prijs en het juiste btw-tarief in, en laat de btw en het totaal automatisch berekenen. Wil je eerst de volledige checklist met verplichte gegevens doorlopen, kijk dan op de pagina over hoe je een factuur maakt die klopt.

Bronnen

Deze pagina is gebaseerd op de uitleg van de Belastingdienst over voorschotnota's, over verlegging bij onderaanneming, en over het btw-tarief voor isoleren van woningen en woningen ouder dan 2 jaar.

Veelgestelde vragen van loodgieters