Factuur maken als zzp koerier: ritten, kilometers en wachttijd

Waarom een koeriersfactuur anders is dan een gewone factuur

Een loodgieter of een ontwerper stuurt meestal een factuur per klus. Een koerier werkt anders. Op een gewone dag rijd je misschien vier ritten voor een pakketdienst, een spoedrit voor een drukkerij en in de middag nog een vaste route voor een groothandel. Aan het einde van de maand wil elke opdrachtgever één factuur waarop precies staat wat hij moet betalen, en jij wilt geen avond kwijt zijn aan het uitzoeken van ritten.

De basis blijft hetzelfde als bij elke andere factuur. Je opdrachtgevers zijn bedrijven, dus je bent verplicht een volledige factuur te sturen met alle wettelijke gegevens: je naam en adres, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de datum van de dienst, een omschrijving, de bedragen en de btw. De volledige lijst staat op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Wat een koeriersfactuur bijzonder maakt, is hoe je de ritten zelf opbouwt.

Vaste ritprijs of kilometervergoeding

Er zijn grofweg twee manieren om een rit te prijzen. Bij een vaste ritprijs spreek je vooraf een bedrag per rit of per route af, ongeacht hoe lang je onderweg bent. Dat werkt goed bij vaste routes, zoals elke ochtend dezelfde winkels bevoorraden. De opdrachtgever weet precies waar hij aan toe is, en jij hoeft niet elke kilometer te noteren. Het risico van file of omleidingen ligt dan wel bij jou.

Bij een kilometervergoeding reken je een bedrag per gereden kilometer, vaak met een starttarief of minimumprijs per rit. Dat past beter bij losse spoedritten waarvan de afstand steeds anders is. Op de factuur zet je dan per rit het aantal kilometers maal je kilometerprijs, eventueel met het starttarief op een eigen regel. Noteer bij elke rit het vertrekadres en het afleveradres, of een ritnummer uit het systeem van de opdrachtgever, zodat de afstand na te rekenen is.

Veel koeriers combineren beide: een vaste prijs voor de vaste route en een kilometerprijs voor alles wat daarbuiten valt. Dat kan prima op één factuur, zolang elke regel duidelijk zegt welke afspraak erbij hoort. Een vaste rit schrijf je bijvoorbeeld als "Vaste route Rotterdam Noord, 12 werkdagen", een losse rit als "Spoedrit Delft naar Schiedam, 18 km".

Wachttijd en laad- en lostijd apart op de factuur

Wachten bij een magazijn dat de zending nog niet klaar heeft, of een uur bezig zijn met laden en lossen op een bouwplaats: het kost je tijd die niet in de ritprijs zit. Zet die tijd daarom op een aparte regel. Dat is eerlijker voor beide kanten, want de opdrachtgever ziet precies waar het extra bedrag vandaan komt en kan het vergelijken met zijn eigen planning.

Een paar afspraken die in de praktijk discussie voorkomen:

• leg vooraf vast na hoeveel minuten wachttijd je gaat rekenen, bijvoorbeeld na een kwartier
• reken in blokken van een kwartier, zodat je niet over losse minuten hoeft te praten
• noteer bij elke wachttijd de datum, de locatie en de begin- en eindtijd
• houd laad- en lostijd gescheiden van wachttijd als je daar verschillende tarieven voor hebt

Wachttijd en laadtijd zijn onderdeel van je vervoersdienst, dus op die regels geldt hetzelfde btw-tarief als op de rit zelf. Extra kosten zoals tol of parkeergeld die je voor de opdrachtgever maakt, zet je ook op een eigen regel. Hoe je die precies moet behandelen voor de btw hangt af van de afspraak met de opdrachtgever; laat dat bij twijfel nakijken door je boekhouder.

Welk btw-tarief geldt voor koeriers

Voor het vervoeren van pakketten, documenten en andere goederen reken je het algemene btw-tarief van 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent bestaat wel voor vervoer, maar alleen voor personenvervoer, zoals taxivervoer en besloten busvervoer. Goederenvervoer staat niet op de lijst van diensten met 9 procent btw, en voor alles wat daar niet op staat en niet is vrijgesteld geldt 21 procent. Rijd je naast pakketten ook personen, dan vallen die ritten wel onder 9 procent en zet je ze op aparte regels.

Heb je een lage omzet en heb je gekozen voor de kleineondernemersregeling, dan reken je helemaal geen btw en vermeld je op de factuur dat je vrijgesteld bent. Hoe zo'n factuur eruitziet, staat in de voorbeeldfactuur onder de kleineondernemersregeling. Rijd je ritten naar of voor opdrachtgevers in het buitenland, dan kunnen andere regels gelden voor waar de btw verschuldigd is. Dat verschilt per situatie, dus laat dat per opdrachtgever controleren.

Werken voor meerdere opdrachtgevers: één maandfactuur per klant

De meeste zzp koeriers factureren per maand. Dat is ook het handigst: je verzamelt alle ritten voor één opdrachtgever en stuurt aan het begin van de volgende maand één factuur. Per opdrachtgever maak je een aparte factuur, maar de factuurnummers lopen door over al je klanten heen. Stuur je op 1 april facturen naar drie opdrachtgevers, dan krijgen die bijvoorbeeld de nummers 2026-041, 2026-042 en 2026-043. Meer over nummeren lees je op de pagina over factuur maken.

Omdat de factuur een hele maand dekt, is de leveringsdatum een periode. Zet daarom op de factuur voor welke maand hij geldt, bijvoorbeeld "Ritten maart 2026", en vermeld bij elke regel de datum van de rit. Heb je veel ritten, dan kun je ze per dag optellen tot één regel, of een rittenlijst als bijlage meesturen en op de factuur alleen de totalen per soort zetten. Beide mag, zolang de opdrachtgever kan nagaan waarvoor hij betaalt.

Sommige grote opdrachtgevers werken met selfbilling: zij maken de factuur namens jou op basis van hun eigen ritregistratie. Dat mag alleen als jullie dat vooraf hebben afgesproken. Controleer die facturen altijd tegen je eigen administratie, want jij blijft verantwoordelijk voor de btw die erop staat.

Rittenadministratie die je factuur makkelijk maakt

Het werk zit niet in de factuur, maar in het bijhouden van de ritten. Wie elke dag even noteert welke ritten voor wie waren, heeft aan het einde van de maand de factuur in tien minuten klaar. Noteer per rit in elk geval de datum, de opdrachtgever, het ritnummer of de route, het aantal kilometers als je per kilometer rekent, en eventuele wachttijd. Die aantekeningen horen bij je administratie en bewaar je net als je facturen zeven jaar.

Voorbeeldfactuur van een zzp koerier

Het voorbeeld hieronder is fictief. Het laat een maandfactuur zien met een vaste route, losse ritten op kilometerbasis, wachttijd en laadtijd, allemaal tegen 21 procent btw.

Zelf zo'n factuur maken

Je kunt deze opbouw direct naschrijven in de gratis factuurgenerator, zonder account. Rijd je elke maand voor dezelfde opdrachtgevers, dan scheelt het veel werk om je klanten en vaste tarieven één keer op te slaan. In Snelsturen zet je de vaste route als product klaar en pas je per maand alleen het aantal dagen en kilometers aan. Een factuur die niet op tijd wordt betaald, volg je op met een herinnering en zo nodig een aanmaning met incassokosten.

Veelgestelde vragen

Welk btw-tarief reken ik als koerier?

Voor het vervoeren van pakketten en goederen geldt het algemene tarief van 21 procent. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor personenvervoer, zoals taxivervoer, en niet voor goederenvervoer. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw.

Moet ik elke rit apart factureren?

Nee. Je mag alle ritten voor één opdrachtgever verzamelen op één factuur per week of per maand. Zet dan per rit of per dag een regel op de factuur, met datum, route of ritnummer, zodat de opdrachtgever het kan controleren. Een losse bijlage met de rittenlijst mag ook.

Hoe zet ik wachttijd op de factuur?

Als aparte regel, met het aantal kwartieren of uren en je tarief. Spreek vooraf af na hoeveel minuten wachten je gaat rekenen. Staat wachttijd los op de factuur, dan is voor de opdrachtgever duidelijk waar het bedrag vandaan komt en ontstaat er minder discussie.

Ik rijd voor drie opdrachtgevers tegelijk. Hoe houd ik dat bij?

Maak per opdrachtgever een eigen maandfactuur, met een doorlopende factuurnummering over al je facturen heen. Je nummering loopt dus niet per klant, maar voor je hele bedrijf. Houd per dag bij welke rit voor wie was, dan is de factuur aan het einde van de maand snel gemaakt.

Moet ik kilometers inclusief of exclusief btw op de factuur zetten?

Zakelijke klanten verwachten bedragen exclusief btw per regel, met de btw onderaan apart. De kilometervergoeding is gewoon onderdeel van je vervoersdienst en valt onder hetzelfde tarief als de rit zelf, dus 21 procent.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-tarieven en wanneer u ze toepast: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Diensten met 9% btw: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Btw-tarief personenvervoer: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Wie zijn verplicht te factureren: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Uw facturen bewaren: belastingdienst.nl