Zodra een klant een factuur betaalt, leg je dit vast in Snelsturen. Zo houd je altijd overzicht over welke facturen nog openstaan en welke al zijn afgerond.
Een betaling of deelbetaling vastleggen
Open de factuur en registreer het ontvangen bedrag met de bijbehorende betaaldatum. Is het volledige factuurbedrag binnen, dan krijgt de factuur automatisch de status betaald. Is er maar een deel van het bedrag ontvangen, dan krijgt de factuur de status deels betaald en blijft het resterende bedrag zichtbaar als openstaand.
Betaalt een klant in meerdere termijnen, dan registreer je elke betaling apart. Zo blijft precies te zien welk deel al is voldaan en welk deel nog moet komen.
Betaaldatum versus factuurdatum voor de btw
Voor de btw maakt het niet uit wanneer een factuur daadwerkelijk wordt betaald. De btw is verschuldigd op het moment van de factuurdatum, niet op het moment van betaling. Verwerk de btw van een factuur dus in de aangifteperiode waarin de factuur is gedateerd, ook als de betaling pas later, of in een andere periode, binnenkomt.
Een iDEAL-betaallink meesturen
Om het je klant makkelijk te maken, kun je een iDEAL-betaallink meesturen met de factuur. Je klant kan dan direct vanuit de e-mail of de pdf betalen, zonder zelf het bedrag en het rekeningnummer over te hoeven typen. Zodra de betaling via de link is voltooid, kun je deze registreren op de factuur.
Veelgemaakte fouten
- Een betaling registreren op de verkeerde factuur, bijvoorbeeld als een klant meerdere openstaande facturen heeft. Controleer daarom altijd het factuurnummer op de bankafschrijving voordat je een betaling koppelt.
- De betaaldatum overslaan of verkeerd invullen. Dit is vooral vervelend als je later wilt nagaan hoe lang een klant erover heeft gedaan om te betalen, bijvoorbeeld bij het bepalen of een aanmaning nodig is.
- Een deelbetaling registreren als volledige betaling, waardoor het resterende bedrag ten onrechte niet meer als openstaand wordt getoond.
Praktijkvoorbeeld: betalen in twee termijnen
Stel, je stuurt een factuur van € 1.200,00 en spreekt met je klant af dat de helft vooraf wordt betaald en de andere helft na oplevering. Zodra de eerste € 600,00 binnenkomt, registreer je dit bedrag met de datum van ontvangst. De factuur krijgt dan de status deels betaald en toont nog € 600,00 als openstaand. Zodra de tweede termijn binnenkomt, registreer je ook dat bedrag, waarna de factuur automatisch op betaald springt. Zo blijft op elk moment precies zichtbaar wat je klant nog moet betalen.
Wat als een klant te laat betaalt
Blijft een betaling langer uit dan de afgesproken betaaltermijn, dan blijft de factuur gewoon als openstaand staan totdat je een bedrag registreert. Zolang er niets is geregistreerd, kun je op basis van de vervaldatum bepalen of het tijd is voor een aanmaning. Zodra de klant alsnog betaalt, ook als dit ruim na de vervaldatum is, registreer je gewoon het volledige bedrag met de werkelijke betaaldatum.