Aanmanen bij een onbetaalde factuur

Herinnering, aanmaning en ingebrekestelling

Deze drie termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze hebben elk hun eigen functie. Een betalingsherinnering is een vriendelijk berichtje: de vervaldatum is verstreken, wil je alsnog betalen. Er zit geen dreiging in en er is geen wettelijke termijn aan verbonden.

Een aanmaning gaat een stap verder. Je stelt hierin een laatste, redelijke termijn, meestal veertien dagen, en je benoemt wat er gebeurt als er niet binnen die termijn wordt betaald. Juridisch gezien is een aanmaning een vorm van ingebrekestelling: het document waarmee je de klant formeel in verzuim stelt als hij niet op tijd reageert. Zodra een klant in verzuim is, mag je bij een consument incassokosten in rekening brengen, mits je dat volgens de regels hebt aangekondigd.

Bij een zakelijke klant is een aparte ingebrekestelling vaak niet eens nodig om rente te vragen, want de wettelijke handelsrente loopt al automatisch vanaf de vervaldatum. Een aanmaning blijft wel nuttig om de klant te wijzen op de oplopende kosten en om het traject netjes op papier te zetten voor het geval je later naar de rechter moet.

De volgorde en de termijnen

Een gangbare opbouw ziet er zo uit. Je kunt de termijnen aanpassen aan je eigen klantrelatie, zolang je de wettelijk verplichte veertiendagentermijn bij consumenten respecteert.

1. Vervaldatum verstreken

   De betaaltermijn op de factuur is verlopen zonder betaling. Wacht hooguit een paar dagen en stuur dan een korte, vriendelijke herinnering, bijvoorbeeld per e-mail.

2. Eerste aanmaning of veertiendagenbrief

   Volgt de betaling nog steeds niet, dan stuur je een aanmaning. Bij een consument moet deze brief de wettelijk verplichte veertiendagentekst bevatten, met daarin het precieze bedrag aan incassokosten dat je in rekening zult brengen als er niet op tijd wordt betaald.

3. Tweede aanmaning

   Reageert de klant niet binnen de gestelde termijn, dan stuur je een tweede en laatste aanmaning waarin je de gevolgen concreet maakt: incassokosten, wettelijke rente en eventueel overdracht aan een incassobureau.

4. Incassobureau of gerechtelijke procedure

   Blijft betaling dan nog uit, dan draag je het dossier over aan een incassobureau of start je zelf een procedure bij de rechter, afhankelijk van het bedrag en de relatie met de klant.

Wat hoort er in een aanmaning

Een aanmaning is pas bruikbaar als bewijs als hij volledig en duidelijk is. Zorg minimaal voor deze onderdelen.

• Het factuurnummer en de factuurdatum waar het om gaat
• Het openstaande bedrag, inclusief btw
• De oorspronkelijke vervaldatum die is verstreken
• De nieuwe, laatste betaaltermijn die je stelt
• De gevolgen als er niet op tijd wordt betaald: rente en incassokosten
• Je eigen gegevens, met bedrijfsnaam, KvK-nummer en IBAN voor de betaling

Voorbeeldtekst voor een aanmaning

Onderstaande tekst is een basis die je kunt aanpassen aan je eigen situatie. Vervang de tussen haakjes geplaatste onderdelen door de gegevens van de betreffende factuur en klant.

Aanmaning

Aan: [Naam klant]
[Adres klant]

Betreft: factuur [factuurnummer] van [factuurdatum]

Geachte heer/mevrouw [naam],

Op [factuurdatum] hebben wij u factuur [factuurnummer] gestuurd voor een bedrag van
€ [bedrag]. De afgesproken vervaldatum van deze factuur was [oorspronkelijke vervaldatum].
Tot op heden hebben wij uw betaling niet ontvangen.

Wij verzoeken u het openstaande bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na dagtekening van
deze brief, dus uiterlijk op [nieuwe datum], over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder
vermelding van factuurnummer [factuurnummer].

Ontvangen wij uw betaling niet binnen deze termijn, dan bent u vanaf de oorspronkelijke
vervaldatum wettelijke rente verschuldigd en kunnen wij buitengerechtelijke incassokosten
in rekening brengen. Voor een bedrag van € [bedrag] bedragen deze kosten € [bedrag
incassokosten], berekend volgens de wettelijke staffel.

Wij gaan ervan uit dat het hier om een misverstand gaat en zien uw betaling graag
tegemoet.

Met vriendelijke groet,

[Naam bedrijf]
[Factuurnummer] [KvK-nummer] [IBAN]

De veertiendagenbrief bij consumenten

Verkoop je aan een particulier en wil je bij te late betaling incassokosten in rekening brengen, dan ben je verplicht eerst een aanmaning te sturen die de klant nog veertien dagen de tijd geeft om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van die brief. Dit staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek en in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

In die brief moet je exact vermelden welk bedrag aan incassokosten je in rekening brengt als er niet binnen de termijn wordt betaald. Vermeld je een verkeerd bedrag, of laat je deze vermelding weg, dan vervalt je recht om incassokosten te vorderen voor deze vordering, ook als de betaling alsnog uitblijft. Deze verplichte veertiendagenbrief geldt alleen bij consumenten, niet bij zakelijke klanten.

De wettelijke staffel voor incassokosten

De Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, uitgewerkt in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, geeft een vaste staffel die geldt voor vorderingen op consumenten. Deze bedragen bereken je over de hoofdsom, exclusief btw als de klant btw kan verrekenen.

• 15 procent over de eerste €2.500, met een minimum van €40
• 10 procent over de volgende €2.500
• 5 procent over de volgende €5.000
• 1 procent over de volgende €190.000
• 0,5 procent over het meerdere, met een wettelijk maximum van €6.775

Bij een hoofdsom van bijvoorbeeld €1.000 komt dit neer op 15 procent, dus €150. Bij een hoofdsom van €200 geldt het minimum van €40, omdat 15 procent van €200 lager uitkomt dan dat minimum. Deze staffel is bij consumenten dwingend recht: je mag er niet ten nadele van de klant van afwijken, ook niet als je dat in je algemene voorwaarden probeert vast te leggen.

Bij zakelijke klanten ligt dit anders. Tussen ondernemers mag je zelf een percentage of bedrag aan incassokosten afspreken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden of rechtstreeks op de factuur, en dat hoeft niet gelijk te zijn aan de consumentenstaffel. Zonder zo'n afspraak geldt in de praktijk vaak alsnog de staffel als redelijk uitgangspunt.

Wettelijke rente en wettelijke handelsrente

Naast incassokosten mag je ook rente vorderen over het bedrag dat te laat wordt betaald. Voor vorderingen op consumenten geldt de wettelijke rente uit artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek. Voor handelstransacties tussen bedrijven, en tussen bedrijven en overheden, geldt de wettelijke handelsrente uit artikel 6:119a BW, die doorgaans aanzienlijk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente. Beide percentages worden halfjaarlijks vastgesteld en gepubliceerd.

Het belangrijkste om te onthouden: deze rente gaat automatisch lopen vanaf de dag na de afgesproken of wettelijke vervaldatum. Je hoeft daarvoor niet eerst een aanmaning te sturen. Een aanmaning is wel nuttig om de klant hierop te wijzen en om het bedrag concreet te maken, maar het recht op rente ontstaat al bij het verstrijken van de vervaldatum zelf. Meer over hoe je die vervaldatum bepaalt lees je op welke betaaltermijn je mag afspreken.

Wanneer naar een incassobureau of de rechter

Heb je twee tot drie keer aangemaand, inclusief een correcte veertiendagenbrief bij een consument, en reageert de klant niet, dan is het redelijk om het dossier over te dragen aan een incassobureau. Een incassobureau kan namens jou verder onderhandelen en extra druk zetten zonder dat je er zelf tijd in hoeft te steken.

Helpt ook dat niet, dan rest een procedure bij de rechter. Voor kleinere bedragen loopt dit via de kantonrechter, voor grotere bedragen via de civiele rechter. Pas met een vonnis van de rechter kan een deurwaarder daadwerkelijk beslag leggen op loon, bankrekening of bezittingen van de klant. Zorg dat je dossier op orde is: de oorspronkelijke factuur, de verzonden herinneringen en aanmaningen, en bewijs van verzending, bijvoorbeeld een verzendbevestiging van je e-mail.

Zorg dat het niet zover komt

Veel achterstallige betalingen ontstaan simpelweg doordat niemand de vervaldatum in de gaten houdt. Zorg daarom dat je facturen kloppen vanaf het begin: het juiste bedrag, de juiste factuureisen van de Belastingdienst en een duidelijke vervaldatum. Snelsturen houdt de betaalstatus van al je facturen bij en kan automatisch een herinnering versturen zodra de vervaldatum is verstreken, zodat je zelf niet hoeft bij te houden wie nog moet betalen. Wil je dit meteen uitproberen zonder verplichtingen, gebruik dan eerst de gratis factuurgenerator om te zien hoe een correcte factuur eruitziet, of bekijk een volledig ingevuld voorbeeld van een factuur.

Gaat het om een creditfactuur omdat een factuur onterecht bleek, dan is aanmanen natuurlijk niet aan de orde. Hoe je dat aanpakt lees je op hoe je een creditfactuur maakt en in je btw-aangifte verwerkt.

Veelgestelde vragen over aanmanen

Bronnen: Burgerlijk Wetboek boek 6, artikelen 6:96, 6:119 en 6:119a. Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Wet normering buitengerechtelijke incassokosten. Rijksoverheid en Rechtspraak.nl over wettelijke rente en incassoprocedures.