Er wordt de laatste jaren veel gesproken over een verplichte e-factuur in Europa, met 2030 als richtjaar. Voor veel zzp'ers en kleine bedrijven roept dat vooral vragen op. Betekent dit dat een pdf-factuur per mail binnenkort niet meer mag? Wat is Peppol precies? En moet je nu al iets doen? In dit artikel zetten we op een rij wat op dit moment wel bekend is en wat nog niet, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Een pdf is geen e-factuur
In het dagelijks taalgebruik noemen we een pdf-factuur die je per mail verstuurt vaak een "elektronische factuur". Technisch gezien is dat echter geen e-factuur in de zin waarin de Europese wetgeving het bedoelt. Een pdf is een plaatje van een factuur, bedoeld om door een mens gelezen te worden. Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand, meestal in het formaat UBL (Universal Business Language), dat een computer automatisch kan inlezen en verwerken zonder dat iemand het handmatig hoeft over te typen.
Binnen Europa is er een gemeenschappelijke norm voor de inhoud van zo'n gestructureerde factuur: EN 16931. Deze norm beschrijft welke gegevens een e-factuur moet bevatten en hoe die zijn opgebouwd, zodat facturen tussen verschillende landen en verschillende softwarepakketten uitwisselbaar zijn. UBL is een van de technische bestandsformaten waarin een factuur volgens die norm kan worden aangeleverd.
Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk en een set afspraken waarmee bedrijven en overheden gestructureerde facturen veilig naar elkaar kunnen versturen, ongeacht welke software ze gebruiken. Het werkt via zogeheten toegangspunten (access points): jouw factuursoftware levert de e-factuur aan bij een toegangspunt, dat toegangspunt zorgt voor de doorlevering naar het toegangspunt van de ontvanger, en die levert de factuur weer af bij de software van je klant. Je hoeft als ondernemer dus niet zelf een rechtstreekse technische koppeling met elke klant te bouwen, het netwerk regelt de uitwisseling.
De rijksoverheid loopt al voorop
Dit is geen toekomstmuziek voor iedereen. De Nederlandse rijksoverheid eist van haar leveranciers al langer dat zij facturen elektronisch aanleveren in een gestructureerd formaat, in plaats van een pdf per mail te sturen. Wie voor een rijksoverheidsdienst werkt, heeft daar mogelijk al mee te maken gehad. Dit laat zien dat de infrastructuur voor e-facturatie in Nederland al bestaat en gebruikt wordt, ook al is het voor het bedrijfsleven onderling nog niet verplicht.
ViDA: het Europese plan voor de langere termijn
Op Europees niveau is er het pakket VAT in the Digital Age, afgekort ViDA. Dit is een voorstel van de Europese Commissie dat onder meer voorziet in verplichte e-facturatie en digitale rapportage van btw-gegevens bij grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven binnen de EU. Het idee is dat lidstaten sneller en vollediger zicht krijgen op grensoverschrijdende btw-stromen, wat fraude moet bemoeilijken en de administratie op termijn kan vereenvoudigen. 2030 wordt in dit verband genoemd als richtjaar waarop onderdelen van dit pakket in werking zouden moeten treden.
Wat kun je nu al doen?
Ook zonder dat de exacte regels vaststaan, is het verstandig om je administratie nu al op orde te hebben. Dat scheelt straks werk, welke kant de regelgeving ook precies op gaat.
- Zorg voor een nette, doorlopende factuurnummering zonder gaten of dubbele nummers.
- Houd klantgegevens compleet en correct bij: naam, adres en waar van toepassing het KvK-nummer.
- Leg btw-nummers van je klanten vast, zeker bij zakelijke klanten en bij levering over de grens.
- Zorg dat je facturen bij kunt houden of exporteren in een gestructureerd formaat zoals UBL, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als een klant of de wetgever daar op een gegeven moment om vraagt.
Wil je weten aan welke basiseisen een factuur sowieso al moet voldoen, ongeacht de toekomstige e-factuurplicht? Kijk dan bij de factuureisen voor een overzicht van de verplichte gegevens op elke factuur.
E-facturatie versus digitale rapportage: het verschil
In berichten over de e-factuurplicht worden twee dingen vaak door elkaar gebruikt, terwijl het om verschillende zaken gaat. E-facturatie gaat over de factuur die je naar je klant stuurt: die wordt dan verplicht in een gestructureerd formaat aangeleverd in plaats van als pdf, bijvoorbeeld via een netwerk zoals Peppol.
Digitale rapportage gaat over iets anders: het (bijna) automatisch doorgeven van gegevens over die facturen aan de Belastingdienst, los van de factuur die naar de klant gaat. Het doel van digitale rapportage is dat de fiscus sneller en vollediger zicht krijgt op transacties, vooral bij grensoverschrijdende handel binnen de EU, zodat fraude eerder opvalt. Een verplichting tot e-facturatie hoeft dus niet automatisch te betekenen dat elke factuur ook meteen los wordt gerapporteerd, en andersom. Beide onderdelen komen wel samen terug in het Europese ViDA-pakket, maar het is goed om ze als twee aparte bouwstenen te zien wanneer je berichten hierover leest.
Checklist: wat kun je nu al op orde brengen?
Ook zonder dat de exacte Nederlandse regels vaststaan, zijn er zaken die je nu al veilig kunt regelen, omdat ze sowieso bijdragen aan een nette administratie:
- Controleer of je facturen nu al voldoen aan de gewone wettelijke factuureisen, dat is de basis waarop elke toekomstige eis voortbouwt.
- Zorg voor een doorlopende, unieke factuurnummering zonder gaten, zodat je administratie sluitend is.
- Leg van al je zakelijke klanten het KvK-nummer en, waar van toepassing, het btw-nummer vast, inclusief bij klanten in andere EU-landen.
- Vraag bij je huidige factuur- of boekhoudsoftware na of een UBL-export of vergelijkbaar gestructureerd formaat al mogelijk is, ook als je die functie nu nog niet gebruikt.
- Bewaar facturen en onderliggende stukken digitaal en overzichtelijk, zodat een eventuele overstap naar een nieuw systeem of nieuwe eisen niet gepaard gaat met zoekwerk in oude mappen.
Wat kun je aan je boekhouder of softwareleverancier vragen?
Omdat de precieze regels nog niet vaststaan, is het niet nodig om nu al zelf alles te doorgronden. Wel is het zinvol om bij je boekhouder of je softwareleverancier een paar gerichte vragen neer te leggen, zodat je weet waar je aan toe bent zodra er meer duidelijk wordt:
- Kan de software die ik gebruik nu al facturen exporteren in een gestructureerd formaat zoals UBL, of is dat gepland?
- Is er al een koppeling met een Peppol-toegangspunt, of wordt die op termijn toegevoegd?
- Volgt de leverancier de ontwikkelingen rond het Europese ViDA-pakket, en hoe word ik als klant geïnformeerd zodra er concrete verplichtingen worden aangekondigd?
- Zijn er voor mijn type onderneming en klanten, bijvoorbeeld puur binnenlandse particuliere klanten tegenover zakelijke klanten in andere EU-landen, al eerder concrete stappen te verwachten?
Herhaling van de belangrijkste kanttekening blijft op zijn plaats: de exacte invoering van een e-factuurplicht en digitale rapportage in Nederland staat op het moment van schrijven nog niet in detail vast. Gebruik deze checklist en vragen dus als voorbereiding op basis van wat wel al bekend is, niet als een concrete deadline.
UBL-export met Snelsturen
Snelsturen kan van elke factuur die je maakt een UBL-bestand exporteren. Zo heb je, naast je gewone pdf, ook een gestructureerd bestand beschikbaar als een klant daarom vraagt of als je hier in de toekomst vaker mee te maken krijgt. Meer over hoe het maken van facturen in de praktijk werkt, lees je op de pagina factuur maken.
Kortom: de richting is duidelijk, gestructureerde e-facturatie via netwerken zoals Peppol wordt in Europa steeds belangrijker en 2030 wordt genoemd als moment waarop delen van het ViDA-pakket in werking moeten treden. De precieze uitwerking voor Nederlandse ondernemers is nog niet definitief bekend. Wie zijn administratie nu al netjes en gestructureerd op orde heeft, staat in elk geval sterker voor wat er ook komt.