Een factuurnummer oogt als een detail, maar het is een van de weinige onderdelen van een factuur waar de Belastingdienst echt op let. Een reeks met gaten of dubbele nummers roept vragen op bij een controle, ook als er verder niets mis is. Hieronder lees je wat de regels zijn, welke fouten het meest voorkomen en hoe je een reeks opzet die je jarenlang kunt volhouden.
Wat de wet vraagt
Volgens artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 moet een factuur een opeenvolgend nummer bevatten, op basis van een of meer reeksen, dat de factuur eenduidig identificeert. De wet schrijft niet exact voor hoe die reeks eruit moet zien, je mag zelf kiezen hoe je nummert, zolang de nummering maar opeenvolgend is en je die lijn consequent volhoudt.
Het woord "opeenvolgend" is hier de kern. Een controleur van de Belastingdienst kan bij een boekenonderzoek de volledige reeks van een jaar opvragen. Ontbreekt er een nummer, dan is de eerste vraag of er misschien een factuur is achtergehouden, ook als de werkelijke reden onschuldig is, bijvoorbeeld een verwijderde conceptfactuur. Je hoeft niet per se een probleem te hebben om toch tijd kwijt te zijn aan het uitleggen van zo'n gat.
Veelgemaakte fouten
- Halverwege het jaar zonder duidelijk plan wisselen van jaartal in het nummer, waardoor het niet meer duidelijk is welke reeks bij welk jaar hoort.
- Een nummer opnieuw gebruiken nadat een conceptfactuur is verwijderd. Zodra een nummer is uitgegeven, hoort het bij die factuur, ook als je de factuur uiteindelijk crediteert of annuleert. Een tweede factuur met hetzelfde nummer levert per definitie een niet-opeenvolgende reeks op.
- Handmatig nummeren in Word of Excel. Zodra meerdere mensen facturen maken, of je werkt op verschillende apparaten, ontstaan al snel dubbele nummers omdat niemand meer precies weet welk nummer als laatste is gebruikt.
- Meerdere reeksen naast elkaar voeren, bijvoorbeeld een reeks per project of per klant, zonder dat die reeksen duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn. Dat mag volgens de wet, maar alleen als elke reeks apart herkenbaar en op zichzelf opeenvolgend is.
- Creditfacturen een eigen nummer buiten de gewone reeks geven, waardoor er twee losse tellingen ontstaan die niet meer bij elkaar aansluiten. Meer over de juiste aanpak van een creditfactuur lees je in het artikel over de creditfactuur.
Een opzet die wel werkt
Er zijn twee eenvoudige systemen die in de praktijk goed werken en makkelijk uit te leggen zijn aan een boekhouder of controleur.
Optie 1: doorlopend per jaar
Je begint elk kalenderjaar opnieuw bij nummer 1, met het jaartal erin, bijvoorbeeld 2026-0001, 2026-0002, en zo verder. Op 1 januari van het volgende jaar begin je weer bij 2027-0001. Dit maakt meteen duidelijk in welk jaar een factuur is gemaakt en is makkelijk te controleren.
Optie 2: gewoon doorlopend
Je nummert simpelweg door zonder jaartal, bijvoorbeeld 1, 2, 3 en zo verder, jaar in jaar uit. Dit is nog simpeler omdat je nooit hoeft na te denken over een reset, maar je mist wel het jaartal als snel herkenningspunt. Beide opzetten voldoen aan de eis van een opeenvolgende reeks, kies vooral wat voor jou het overzichtelijkst is en blijf daar consequent bij.
Overstappen naar nieuwe software zonder je reeks te breken
Veel ondernemers stellen het overstappen naar factuursoftware uit omdat ze bang zijn hun nummering kwijt te raken. Dat is met een paar simpele stappen te voorkomen.
- Zoek op wat het laatst gebruikte factuurnummer was in je oude systeem.
- Stel in je nieuwe softwarepakket het volgende nummer in de reeks in als startpunt.
- Maak een testfactuur aan om te controleren of het nummer klopt, en verwijder of annuleer die test op een manier die het nummer niet opnieuw beschikbaar maakt voor een volgende factuur.
- Bewaar je oude facturen en de bijbehorende nummers, ook na de overstap, zodat de reeks aantoonbaar aansluit.
Aparte reeksen voor creditfacturen, offertes en handelsnamen
Werk je met creditfacturen, offertenummers of meerdere handelsnamen naast elkaar, dan is het verstandig om dat niet allemaal in dezelfde reeks te proppen. Zolang elke reeks apart herkenbaar is en op zichzelf opeenvolgend blijft, voldoe je aan de wettelijke eis, ook als je meerdere reeksen tegelijk voert.
- Geef creditfacturen een eigen herkenbaar voorvoegsel, bijvoorbeeld C2026-0001, en houd die reeks los van je gewone verkoopfacturen. Zo blijft in één oogopslag duidelijk welk nummer bij welke factuur hoort, en welk nummer een correctie is.
- Offertes zijn geen facturen en vallen niet onder de wettelijke nummerplicht, maar een eigen reeks, bijvoorbeeld O2026-0001, voorkomt dat je een offertenummer per ongeluk verwart met een factuurnummer.
- Voer je onder twee handelsnamen dezelfde onderneming, bijvoorbeeld als eenmanszaak met twee activiteiten, gebruik dan per handelsnaam een eigen voorvoegsel, zoals A-2026-0001 en B-2026-0001. Voor de Belastingdienst telt uiteindelijk je btw-nummer, niet de handelsnaam, maar gescheiden reeksen houden je eigen administratie overzichtelijk en maken het makkelijker om per activiteit omzet te volgen.
Belangrijk is dat je vooraf vastlegt hoe elke reeks is opgebouwd en dat je die opzet consequent blijft volgen. Een controleur die vraagt naar je nummering moet zonder veel uitleg kunnen zien welke reeks bij welk type document hoort.
Een nummer overgeslagen of dubbel gebruikt: wat nu?
Ontdek je dat je een nummer hebt overgeslagen, bijvoorbeeld omdat een conceptfactuur handmatig is verwijderd, of dat je per ongeluk twee keer hetzelfde nummer hebt gebruikt, dan is de belangrijkste regel: je draait de nummering niet terug en je herschrijft geen bestaande facturen. Bestaande nummers en bedragen blijven staan zoals ze zijn verstuurd.
Wat je wel doet, is de afwijking vastleggen en verklaren. Noteer in je administratie kort waarom een nummer ontbreekt of dubbel voorkomt, bijvoorbeeld: "factuurnummer 2026-0034 is per abuis niet gebruikt, doorgegaan met 2026-0035". Gebruik het overgeslagen nummer niet alsnog voor een nieuwe factuur, want dan verstoor je de volgorde opnieuw. Bij een dubbel gebruikt nummer maak je de tweede factuur ongedaan met een creditfactuur en geef je de oorspronkelijke factuur, als die overeind blijft, een correct volgnummer.
Nummering bij een gebroken boekjaar
Loopt je boekjaar niet gelijk met het kalenderjaar, bijvoorbeeld van 1 juli tot en met 30 juni, dan kun je ervoor kiezen om je reeks te laten aansluiten op dat boekjaar in plaats van op het kalenderjaar. Je begint dan bijvoorbeeld bij 2026-0001 op 1 juli 2026 en loopt door tot en met 30 juni 2027, waarna je weer bij 2027-0001 begint.
De wet stelt geen eis aan het moment waarop je een reeks laat resetten, zolang de nummering binnen die reeks maar opeenvolgend blijft. Kies je voor aansluiting bij je boekjaar, leg dan voor jezelf vast op welke datum de reeks steeds opnieuw begint, zodat je dat de jaren daarna consequent volhoudt en niet per ongeluk toch op 1 januari resetten.
Wil je snel en gratis beginnen met facturen maken waarbij de nummering automatisch en doorlopend wordt bijgehouden? Bekijk de mogelijkheden op gratis factuur maken.
Een goed doordacht factuurnummer kost eenmalig een paar minuten nadenken en bespaart je later discussie bij een controle. Kies een systeem, leg vast hoe het werkt en laat software het tellen voor je doen, dan gaat er vanzelf niets meer mis.