De meeste ondernemers zetten zonder erbij na te denken een betaaltermijn van 30 dagen op hun factuur, omdat ze dat altijd hebben zien staan. Toch is dit niet in elke situatie de handigste keuze. Hieronder lees je wat de wet precies regelt, wanneer een kortere termijn verstandiger is en wat een langere termijn met je werkkapitaal doet.
Wat de wet regelt
In het Burgerlijk Wetboek is vastgelegd wat er geldt als partijen niets hebben afgesproken over de betaaltermijn. Volgens artikel 6:119a BW geldt tussen bedrijven onderling, bij het ontbreken van een afspraak, een betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur of na levering, als dat later is. Deze 30 dagen is dus geen wet die je verplicht op je factuur moet zetten, het is de termijn die automatisch geldt als je niets anders afspreekt.
Partijen mogen onderling een langere termijn afspreken, maar tussen bedrijven mag die afgesproken termijn niet langer zijn dan 60 dagen, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen en dat niet onredelijk is voor de schuldeiser. Daarnaast geldt op grond van artikel 6:119b BW een aparte regel voor grote ondernemingen die zaken doen met een kleine leverancier of een zelfstandig ondernemer: die grote onderneming moet binnen 30 dagen betalen, ook als er een langere termijn is afgesproken. Deze regel is bedoeld om te voorkomen dat grote partijen hun kleinere leveranciers structureel lang op hun geld laten wachten.
Wanneer is een kortere termijn verstandig?
Niets verplicht je om 30 dagen te hanteren als standaard. Een termijn van 14 dagen is voor veel zzp'ers en kleine bedrijven een prima keuze, zeker in de volgende situaties.
- Je werkt met particuliere klanten in plaats van zakelijke klanten.
- Je hebt zelf geen grote financiële buffer en bent afhankelijk van tijdig binnenkomend geld.
- De opdracht of levering is al afgerond en er is geen reden voor de klant om lang te wachten met betalen.
- Je merkt dat klanten toch al vaak dicht tegen de uiterste datum aan betalen, dan helpt een kortere deadline om het proces te versnellen.
Meer over hoe je een betaaltermijn duidelijk op je factuur zet en wat je kunt doen als een klant toch te laat is, lees je op de pagina over de betaaltermijn.
Wat een langere termijn met je werkkapitaal doet
Elke dag die je langer moet wachten op betaling, is een dag dat het geld niet op je rekening staat om rekeningen, salaris of nieuwe voorraad van te betalen. Bij een enkele factuur lijkt het verschil tussen 14 en 30 dagen misschien klein, maar bij meerdere facturen per maand telt het verschil op. Hoe langer je betaaltermijn, hoe groter het bedrag dat structureel "onderweg" is en dus niet beschikbaar is als werkkapitaal.
Aanbetalen en termijnfacturen
Bij grotere opdrachten kun je de wachttijd verkorten door niet één keer achteraf te factureren, maar te werken met een aanbetaling bij de start en eventueel tussentijdse termijnfacturen naarmate het werk vordert. Zo hoef je niet het volledige bedrag voor te schieten totdat de opdracht helemaal is afgerond, en verklein je het risico dat je aan het einde van een lang traject met een grote onbetaalde factuur blijft zitten.
Een betaallink verkort de termijn in de praktijk
De officiële betaaltermijn op je factuur is één ding, hoe snel een klant daadwerkelijk betaalt is iets anders. Als een klant een handmatige overboeking moet doen, gebeurt dat vaak pas op het moment dat de deadline in zicht komt. Staat er een betaallink op de factuur waarmee direct met iDEAL of een kaart betaald kan worden, dan verlaagt dat de drempel om meteen te betalen. Feitelijk verkort een betaallink zo de gemiddelde tijd tot betaling, ook zonder dat je de officiële termijn op papier verandert.
Een eenvoudig rekenvoorbeeld
Stel, je stuurt elke maand voor € 3.000,00 aan facturen. Bij een betaaltermijn van 30 dagen staat er op elk moment gemiddeld ongeveer € 3.000,00 aan nog niet ontvangen bedragen open, ervan uitgaande dat klanten precies op de uiterste dag betalen. Bij een betaaltermijn van 14 dagen is dat gemiddeld openstaande bedrag ongeveer de helft, dus rond € 1.400,00. Het verschil van ongeveer € 1.600,00 staat bij een termijn van 14 dagen eerder op je rekening en kun je eerder gebruiken, in plaats van dat het twee weken langer bij je klant blijft staan.
Betaaltermijn vastleggen in offerte en algemene voorwaarden
Wil je een andere betaaltermijn hanteren dan de wettelijke 30 dagen, leg die dan al vast in je offerte en in je algemene voorwaarden, en niet pas voor het eerst op de factuur. Zo is de termijn onderdeel van de overeenkomst die je klant accepteert, in plaats van een eenzijdige mededeling achteraf waar je klant nooit expliciet mee heeft ingestemd.
Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je ze op de juiste manier onder de aandacht van je klant hebt gebracht. Volgens artikel 6:233 en 6:234 van het Burgerlijk Wetboek moet je de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant ter hand stellen, of, als dat redelijkerwijs niet mogelijk is, laten weten dat ze bij jou ter inzage liggen of langs elektronische weg beschikbaar zijn, bijvoorbeeld als bijlage bij je offerte of met een duidelijke link. Verwijs je pas op de factuur zelf voor het eerst naar je voorwaarden, dan loop je het risico dat een klant succesvol een beroep doet op vernietiging van een bepaling, bijvoorbeeld juist de afgesproken betaaltermijn.
Aanbetaling en termijnfacturen bij grotere opdrachten
Bij een kortlopende, kleine opdracht is één betaaltermijn na afronding meestal voldoende. Bij een grotere opdracht die weken of maanden duurt, is het verstandig om niet te wachten tot het einde met factureren. Een aanbetaling bij de start dekt je eerste kosten en toont dat de klant serieus is, terwijl termijnfacturen tijdens de uitvoering ervoor zorgen dat je niet het volledige bedrag voorschiet tot de oplevering.
Leg de hoogte en het moment van de aanbetaling en de termijnen al in de offerte vast, bijvoorbeeld 30 procent bij opdracht, 40 procent halverwege en 30 procent bij oplevering. Zo weet je klant vooraf wat er wanneer wordt gefactureerd, en voorkom je discussie op het moment dat de eerste termijnfactuur binnenkomt.
Als de klant een eigen inkoopvoorwaarde met 60 of 90 dagen oplegt
Grotere zakelijke klanten hanteren vaak eigen inkoopvoorwaarden waarin een betaaltermijn van 60 of zelfs 90 dagen staat. Je bent niet verplicht om daarmee akkoord te gaan, ook niet als de klant dat als standaardvoorwaarde presenteert. Onderhandel bij voorkeur vooraf over de termijn, en verwijs daarbij naar je eigen algemene voorwaarden met een kortere termijn.
Kom je er niet uit en accepteer je toch een langere termijn, weeg dan mee wat dat betekent voor je eigen liquiditeit, zeker bij een opdracht met een groot bedrag. Ga je niet akkoord met de voorwaarden van de klant en heb je zelf tijdig en op de juiste manier je eigen voorwaarden van toepassing verklaard, dan gelden in de praktijk vaak jouw voorwaarden, mits je klant daar niet expliciet tegen heeft geprotesteerd. Leg een afwijkende afspraak over de termijn altijd schriftelijk vast, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat op het moment dat je gaat factureren.
Betaalt een klant ondanks een duidelijke termijn toch niet op tijd, dan is het verstandig om niet te lang te wachten met een herinnering. Hoe je dat netjes maar duidelijk aanpakt, lees je in het artikel over de aanmaning.
Kortom, 30 dagen is de wettelijke basis als je niets afspreekt, maar geen verplichting. Kijk per situatie wat past bij je klant en bij je eigen behoefte aan werkkapitaal, en gebruik hulpmiddelen zoals termijnfacturen en een betaallink om de tijd tot betaling in de praktijk te verkorten.