Een factuur die niet op tijd betaald wordt, hoort er als zzp'er of ondernemer helaas soms bij. Voordat je boos wordt of meteen een incassobureau inschakelt, is het slim om een vaste volgorde van stappen aan te houden. Dat werkt niet alleen prettiger, het is in veel gevallen ook wettelijk verplicht voordat je kosten in rekening mag brengen.
Stap 1: controleer eerst je eigen factuur
Voordat je actie onderneemt, is het verstandig om te checken of de factuur zelf klopt en daadwerkelijk is aangekomen. Klopt het factuurnummer, het bedrag en de betaaltermijn? Staat het juiste e-mailadres erop en is de factuur niet in de spam beland? Een factuur die voldoet aan de wettelijke eisen voorkomt discussie achteraf. Twijfel je of jouw factuur compleet is, kijk dan bij de factuureisen na welke gegevens verplicht zijn.
Controleer ook welke betaaltermijn je hebt afgesproken. Bij zakelijke klanten mag dat maximaal zestig dagen zijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen en dat niet onredelijk is. Meer hierover lees je bij de betaaltermijn op je factuur.
Stap 2: een vriendelijke betalingsherinnering
Is de betaaltermijn verstreken, stuur dan een korte, vriendelijke herinnering. Vaak is een factuur simpelweg vergeten of blijven liggen. Vermeld het factuurnummer, het oorspronkelijke bedrag, de vervaldatum en een nieuwe uiterste betaaldatum, bijvoorbeeld veertien dagen later. Voeg de factuur nogmaals als bijlage toe, zodat de klant niet hoeft te zoeken.
Stap 3: een tweede herinnering
Reageert de klant niet op de eerste herinnering, stuur dan een tweede, iets directere herinnering. Herhaal de gegevens en geef aan dat je bij uitblijven van betaling de volgende stap zet: een officiële ingebrekestelling. Dit is niet bedoeld om te dreigen, maar om duidelijk te maken dat je het serieus meent.
Stap 4: de ingebrekestelling
Als herinneringen niets opleveren, stuur je een ingebrekestelling. Hierin geef je een laatste, redelijke termijn om alsnog te betalen, meestal veertien dagen. Na deze termijn is de klant officieel in verzuim en mag je wettelijke rente en, onder voorwaarden, incassokosten in rekening brengen. Zorg dat je deze brief aantoonbaar verstuurt, bijvoorbeeld per e-mail met leesbevestiging of aangetekende post. Een kant en klaar voorbeeld en de opbouw van zo'n brief vind je bij de aanmaning.
Wettelijke rente: zakelijk versus consument
Zodra een klant in verzuim is, mag je wettelijke rente rekenen. Het percentage verschilt per type klant:
- Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente uit artikel 6:119a van het Burgerlijk Wetboek. Dit percentage ligt beduidend hoger dan de rente voor consumenten en wordt elk half jaar door de overheid vastgesteld.
- Bij particuliere klanten geldt de gewone wettelijke rente uit artikel 6:119 van het Burgerlijk Wetboek, die lager ligt dan de handelsrente.
Buitengerechtelijke incassokosten
Naast rente mag je ook incassokosten in rekening brengen, mits de klant echt in verzuim is en je een ingebrekestelling hebt gestuurd. De hoogte van deze kosten ligt niet vrij, maar volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Er geldt een staffel over de hoofdsom:
- 15% over de eerste € 2.500,00, met een minimum van € 40,00
- 10% over de volgende € 2.500,00
- 5% over de volgende € 5.000,00
- 1% over de volgende € 190.000,00
- met een maximum van € 6.775,00
De veertiendagenbrief bij consumenten
Als je factuur naar een particuliere klant is gestuurd, moet je een aparte, wettelijk verplichte aanmaning versturen voordat je incassokosten mag rekenen: de zogeheten veertiendagenbrief. Hierin geef je de klant nog veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de brief, om zonder extra kosten te betalen. In deze brief moet je het precieze bedrag aan incassokosten vermelden dat je in rekening brengt als de klant niet op tijd betaalt. Doe je dit niet of niet volgens de regels, dan mag je die kosten later niet alsnog claimen.
Betalingsregeling als alternatief
Niet elke klant die niet betaalt, wil niet betalen. Soms zit iemand krap bij kas en helpt het om samen een betalingsregeling af te spreken, bijvoorbeeld in twee of drie termijnen. Leg zo'n afspraak altijd schriftelijk vast, met bedragen en data, zodat je er bij een volgende keer op kunt terugvallen als de klant zich er niet aan houdt. Een betalingsregeling is geen teken van zwakte, het kan je juist sneller aan je geld helpen dan een langslepend incassotraject.
Stap 5: incassobureau of rechter
Levert ook de ingebrekestelling niets op, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau of, bij hardnekkige gevallen, een gerechtsdeurwaarder inschakelen of naar de rechter stappen. Dit kost tijd en soms geld, dus dit is bewust de laatste stap in het rijtje, niet de eerste.
Als de klant het werk betwist
Soms betaalt een klant niet omdat hij het geld niet heeft, maar omdat hij het niet eens is met je werk. Dat is een andere situatie dan een gewone betalingsachterstand, want een discussie over de factuur zelf kan de betaalplicht opschorten. Reageer rustig en zakelijk, en verzamel meteen bewijs in plaats van meteen naar een incassobureau te stappen:
- Bewaar de opdrachtbevestiging, offerte of e-mailwisseling waarin is afgesproken wat er geleverd zou worden.
- Zorg voor een opleveringsbewijs: een ondertekend opleverdocument, een e-mail waarin de klant het werk goedkeurt, of screenshots van een opgeleverd product.
- Verzamel de mailwisseling waarin de klacht is geuit, en reageer daar schriftelijk op, zodat er een dossier ontstaat van wat er over en weer is gezegd.
- Stel als de klacht deels terecht is een deelbetaling voor, bijvoorbeeld een korting op het factuurbedrag in ruil voor directe betaling van de rest. Dat is vaak sneller dan een langslepende discussie over het hele bedrag.
Blijft de klant volledig weigeren zonder concrete onderbouwing van zijn klacht, dan kun je alsnog de gewone stappen van herinnering en ingebrekestelling volgen. Voeg in dat geval je dossier met bewijs toe, zodat je bij een incassobureau of de rechter meteen kunt aantonen dat het werk wel degelijk is geleverd zoals afgesproken.
Een betalingsregeling schriftelijk vastleggen
Spreek je met een klant een betalingsregeling af, leg die dan altijd schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een korte e-mail die de klant bevestigt. Zonder een duidelijke vastlegging is een betalingsregeling namelijk lastig af te dwingen als de klant zich er niet aan houdt. Neem in de vastlegging in elk geval op:
- het totale openstaande bedrag en het onderliggende factuurnummer
- de hoogte en datum van elke termijn
- wat er gebeurt als een termijn niet op tijd wordt betaald, bijvoorbeeld dat het hele restbedrag dan direct opeisbaar wordt
- of er bij niet nakomen alsnog wettelijke rente en incassokosten in rekening worden gebracht
Door vooraf vast te leggen dat het restbedrag ineens opeisbaar wordt zodra één termijn wordt gemist, hoef je niet opnieuw een hele reeks herinneringen te doorlopen als de regeling misgaat. Je kunt dan direct verder met de ingebrekestelling of het incassotraject voor het volledige, nog openstaande bedrag.
Hoelang blijft een vordering geldig?
Een openstaande factuur blijft niet eeuwig opeisbaar. Voor de meeste vorderingen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, zoals bepaald in artikel 3:307 van het Burgerlijk Wetboek. Deze termijn begint te lopen vanaf de dag waarop de vordering opeisbaar is geworden, meestal dus vanaf de vervaldatum van de factuur.
Gaat het om een consumentenkoop, dus de verkoop van een roerende zaak aan een particulier, dan geldt op grond van artikel 7:28 van het Burgerlijk Wetboek een kortere verjaringstermijn van twee jaar. Voor losse dienstverlening aan particulieren, zoals veel zzp'ers die leveren, geldt doorgaans de gewone termijn van vijf jaar, maar bij twijfel over jouw situatie is het verstandig dit apart na te gaan.
Een verjaringstermijn kun je stuiten, waardoor er een nieuwe termijn gaat lopen. Dat kan bijvoorbeeld door de klant schriftelijk te sommeren om alsnog te betalen, of door een schuldbekentenis van de klant, bijvoorbeeld wanneer hij een betalingsregeling accepteert. Onderneem je jarenlang helemaal niets met een openstaande factuur, dan loop je het risico dat je de vordering niet meer via de rechter kunt afdwingen omdat deze inmiddels is verjaard.
Voorkomen is beter
Een deel van de betalingsproblemen kun je voorkomen door je facturatie slim in te richten:
- Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling, zodat je niet het volledige bedrag op het spel zet.
- Kies een kortere betaaltermijn, bijvoorbeeld veertien dagen in plaats van dertig, zie ook de uitleg over betaaltermijnen.
- Voeg een betaallink toe aan je factuur, zodat betalen in een paar klikken kan en er geen drempel is om het "later nog even te doen".
Met een duidelijke factuur, een realistische betaaltermijn en een vaste opvolging bij te late betaling voorkom je een groot deel van de ellende, en weet je precies wat je moet doen als het toch misgaat.