Als ondernemer ben je verplicht je administratie een aantal jaren te bewaren. Voor de meeste gegevens, waaronder facturen, is dat zeven jaar. Voor een specifieke categorie geldt tien jaar. Hieronder lees je waar deze termijnen vandaan komen en hoe je dit praktisch aanpakt.
De fiscale bewaarplicht van zeven jaar
De bewaarplicht voor ondernemers staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Dit artikel verplicht iedereen die een onderneming drijft om zijn administratie op zodanige wijze te voeren en de gegevensdragers zeven jaar te bewaren, dat de Belastingdienst achteraf de rechten en verplichtingen kan controleren. Facturen die je verstuurt en ontvangt vallen hier gewoon onder.
Deze termijn geldt voor bijna de hele administratie: inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, contracten, urenregistraties en de onderliggende rekeningen van je aangiften. Wil je zeker weten dat je facturen zelf aan alle wettelijke eisen voldoen, kijk dan bij de factuureisen.
Wanneer geldt tien jaar?
Voor gegevens over onroerende zaken, en de rechten die daarop rusten, geldt een langere bewaartermijn van tien jaar. Dit hangt samen met de herzieningstermijn voor de btw op onroerend goed: de Belastingdienst kan gedurende tien jaar controleren of de aftrek van voorbelasting op een pand nog klopt met het gebruik ervan. Denk hierbij aan de aankoop, verbouwing of verhuur van een bedrijfspand. Facturen die met zulke onroerendgoedtransacties te maken hebben, bewaar je dus drie jaar langer dan de rest van je administratie.
Wat zijn "basisgegevens"?
Binnen de bewaarplicht wordt onderscheid gemaakt tussen basisgegevens en overige gegevens. Basisgegevens zijn de kern van je administratie en moeten in de originele vorm bewaard blijven gedurende de volledige termijn. Hieronder vallen onder andere:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie, waaronder je facturen
- de voorraadadministratie
- de loonadministratie
Overige gegevens mag je in sommige gevallen na een kortere periode omzetten naar een andere, beknoptere vorm, maar facturen horen bij de basisgegevens en moeten dus gewoon zeven, of in het geval van onroerend goed tien, jaar bewaard blijven.
Digitaal bewaren mag, onder voorwaarden
Je hoeft geen papieren archief bij te houden. De Belastingdienst staat digitaal bewaren toe, mits de gegevens gedurende de hele bewaartermijn authentiek en leesbaar blijven en binnen redelijke tijd controleerbaar zijn. Dat betekent onder meer dat een pdf van een verstuurde factuur moet blijven zoals hij verstuurd is: je mag een verzonden factuur achteraf niet meer aanpassen. Wil je iets corrigeren, dan stuur je een nieuwe factuur of een creditfactuur, niet een aangepaste versie van het origineel.
Wat valt er precies onder je administratie?
De bewaarplicht gaat niet alleen over facturen, maar over je hele administratie. Onder de bewaarplicht vallen onder meer:
- verkoopfacturen die je aan klanten hebt verstuurd
- inkoopfacturen die je van leveranciers hebt ontvangen
- bankafschriften van je zakelijke en, voor het zakelijke deel, je privérekening
- contracten en overeenkomsten met klanten en leveranciers
- je urenregistratie, bijvoorbeeld voor de onderbouwing van de zelfstandigenaftrek
- je kilometeradministratie als je zakelijke ritten aftrekt of declareert
- de zogeheten auditfile, een gestandaardiseerd exportbestand van je boekhoudsoftware waarmee de Belastingdienst je gegevens efficiënt kan inlezen bij een controle
Hoe vollediger en overzichtelijker je deze stukken bewaart, hoe makkelijker het is om bij een controle snel de gevraagde onderbouwing te leveren, zonder dat je dagen kwijt bent aan zoeken.
Eisen aan digitaal bewaren en converteren
Werk je met een ander bestandsformaat dan waarin je de gegevens oorspronkelijk hebt ontvangen, bijvoorbeeld omdat je overstapt op nieuwe software, dan mag dat, maar alleen onder voorwaarden. De belangrijkste eis is dat de gegevens binnen redelijke tijd controleerbaar moeten blijven voor de Belastingdienst: je moet ze snel kunnen terugvinden, openen en laten zien, ook jaren later op een ander systeem.
Daarnaast moet je kunnen verantwoorden hoe een conversie is verlopen, zodat aannemelijk is dat de inhoud bij het omzetten niet is veranderd. Bewaar daarom niet alleen het eindresultaat, maar ook informatie over welke stappen je hebt gezet bij een overstap van systeem, bijvoorbeeld een exportbestand uit je oude software naast de import in de nieuwe. Twijfel je of jouw manier van werken hieraan voldoet, leg dit dan voor aan je boekhouder of adviseur voordat je oude bestanden verwijdert.
Stoppen met je onderneming of overstappen naar andere software
Stop je met je eenmanszaak of andere onderneming, dan vervalt de bewaarplicht niet. Je blijft verplicht om de administratie van de voorgaande jaren te bewaren tot de bewaartermijn van zeven, of bij onroerend goed tien, jaar is verstreken, ook als je inmiddels geen actieve zzp'er meer bent en geen aangiften meer indient. Zorg dus dat je bij beëindiging van je onderneming een export of back-up maakt van alle facturen, bankafschriften en andere stukken, en bewaar die op een plek die je ook over een aantal jaar nog kunt raadplegen.
Stap je over naar andere facturatie- of boekhoudsoftware, maak dan voordat je je oude account opzegt een volledige export van alle facturen en onderliggende gegevens, bij voorkeur als pdf en, indien beschikbaar, als gestructureerd exportbestand. Controleer na de overstap of alle facturen leesbaar en compleet zijn overgekomen, voordat je de oude software definitief opzegt. Zo voorkom je dat je jaren later met een leeg oud account zit en nergens meer bij kunt.
Vanaf wanneer telt de termijn?
De bewaartermijn van zeven, of tien, jaar gaat niet in op de datum van de factuur zelf, maar telt vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is uitgereikt of ontvangen. Een factuur van juni 2026 moet je dus, bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, bewaren tot en met 2033. Houd hier rekening mee als je aan het eind van het jaar je administratie opschoont: reken vanaf 31 december van het jaar waarin de factuur viel.
Wat als je de administratie niet lang genoeg bewaart?
Kun je bij een controle door de Belastingdienst je facturen niet meer laten zien omdat je ze te vroeg hebt weggegooid, dan is de kans groot dat de inspecteur aannames gaat doen over je omzet en kosten. Dat pakt vrijwel nooit in je voordeel uit. Ook kan het gevolgen hebben voor de onderbouwing van aftrekposten, zoals zakelijke kosten of de aftrek van voorbelasting. Het is dus niet alleen een formele verplichting, maar ook in je eigen belang om je administratie op orde te houden.
Let ook op bij een eenmanszaak die wordt beëindigd of omgezet in een andere rechtsvorm. De bewaarplicht stopt niet bij het opheffen van je onderneming: ook na beëindiging moet je de administratie over de voorgaande jaren nog gewoon de volledige termijn bewaren, ook als je inmiddels geen actieve zzp'er meer bent.
Facturen van klanten die niet meer bestaan of failliet gaan
Ook als een klant failliet gaat of een bedrijf ophoudt te bestaan, verandert dat niets aan jouw bewaarplicht. Je bewaart de factuur gewoon de volledige termijn, ook al is de kans klein dat je het bedrag ooit nog ontvangt. Heb je een factuur moeten afboeken als oninbaar, dan is het juist verstandig om goed te documenteren wanneer en waarom je dat hebt gedaan, mocht de Belastingdienst daar later naar vragen.
Hoe richt je dit praktisch in?
Voor de meeste zzp'ers en kleine ondernemers is een overzichtelijke, digitale indeling voldoende. Een paar praktische tips:
- Maak per boekjaar een aparte map, bijvoorbeeld "Facturen 2026", met daarin submappen voor verzonden en ontvangen facturen.
- Sla facturen op als pdf en gebruik een vaste bestandsnaam met factuurnummer en datum, zodat je snel kunt zoeken.
- Zorg voor minimaal één back-up op een andere locatie of in de cloud, zodat je niet afhankelijk bent van één harde schijf of laptop.
- Verwijder niets voor het einde van de bewaartermijn, ook niet als een klant al lang heeft betaald.
Wanneer je je facturen meteen op een overzichtelijke manier maakt en verstuurt, is het bewaren ervan geen extra werk. Probeer bijvoorbeeld gratis een factuur te maken die automatisch overzichtelijk wordt opgeslagen, zodat je nooit meer hoeft te zoeken als de Belastingdienst om je administratie vraagt.