Krijg je een opdracht van een bedrijf in Duitsland, België of een ander EU-land, dan komt er iets anders bij kijken dan bij een Nederlandse klant. In veel gevallen breng je geen Nederlandse btw in rekening, maar verleg je die naar je klant. Hieronder staat hoe dat in de praktijk werkt, wat je moet controleren en wat er op de factuur moet staan.
Zakelijke klant of particulier: dat maakt het verschil
De eerste vraag die je moet beantwoorden is wie je klant is. Verkoop je een dienst aan een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer, dan gelden andere regels dan wanneer je levert aan een particulier. Verleggen van btw is namelijk alleen mogelijk richting een andere ondernemer. Lever je aan een particulier in een ander EU-land, dan reken je in beginsel gewoon Nederlandse btw, net als bij een Nederlandse klant.
Het is dus belangrijk om vooraf vast te stellen of je met een bedrijf of met een privépersoon te maken hebt. Vraag bij twijfel altijd om het btw-identificatienummer van je klant.
De hoofdregel voor diensten tussen ondernemers
Voor diensten tussen ondernemers geldt de hoofdregel dat de dienst belast is in het land waar de afnemer is gevestigd (artikel 6 van de Wet op de omzetbelasting 1968). Werk je als Nederlandse ondernemer voor een bedrijf in Frankrijk, dan is de dienst in Frankrijk belast. Jij brengt geen Nederlandse btw in rekening, en de Franse ondernemer verwerkt de btw zelf in zijn eigen aangifte. Dit heet de verleggingsregeling.
Verleggen betekent dat je op de factuur 0 euro btw vermeldt en daarbij duidelijk aangeeft dat de btw is verlegd. De klant rekent in zijn eigen land af met de fiscus, tegen het tarief dat daar geldt. Jij hoeft dat tarief niet uit te zoeken en ook geen buitenlandse btw af te dragen.
Waarom niet gewoon Nederlandse btw rekenen
Zonder de verleggingsregeling zou je als ondernemer in meerdere EU-landen btw-plichtig kunnen worden, simpelweg omdat je klanten in verschillende landen zitten. Door de dienst te belasten in het land van de afnemer en de btw te verleggen, blijft de administratieve last voor jou beperkt tot je eigen Nederlandse aangifte, aangevuld met een aparte opgaaf.
Het btw-nummer controleren via VIES
Voordat je verlegt, controleer je of het btw-identificatienummer van je klant geldig is. Dat doe je via VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Je vult het btw-nummer van je klant in en krijgt direct te zien of het geldig is en meestal ook of de bedrijfsnaam overeenkomt.
Bewaar een bewijs van die controle, bijvoorbeeld een schermafbeelding met datum, bij je administratie. Blijkt achteraf dat het btw-nummer niet geldig was, dan kan de Belastingdienst alsnog Nederlandse btw van je navorderen. Met een bewaarde controle kun je aantonen dat je op het moment van factureren te goeder trouw hebt gehandeld.
De opgaaf intracommunautaire prestaties
Naast je gewone btw-aangifte dien je bij grensoverschrijdende diensten en leveringen aan ondernemers in andere EU-landen ook een opgaaf intracommunautaire prestaties in, kortweg de opgaaf ICP. Hierin geef je per klant aan hoeveel je in die periode hebt gefactureerd. De Belastingdienst gebruikt deze opgaaf om te controleren of de verlegde btw ook daadwerkelijk in het land van de klant wordt aangegeven.
Vergeet je de opgaaf ICP, dan loop je het risico op een naheffing of een boete, ook als je btw- aangifte zelf klopt. Het is dus een aparte stap die je niet mag overslaan.
Goederen versus diensten
Alles hierboven gaat over diensten. Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden net iets andere regels: dat heet een intracommunautaire levering. Ook daar geldt onder voorwaarden een 0 procent btw-tarief in plaats van verlegging, en ook daar moet je het btw-nummer van je klant controleren en het bedrag opnemen in de opgaaf ICP. Voor de meeste zzp'ers en kleine bedrijven die als Snelsturen-gebruiker diensten factureren, is de verleggingsregeling voor diensten het meest relevant.
Uitzonderingen: wanneer je niet mag verleggen
Verleggen is niet in alle gevallen mogelijk. Let op de volgende situaties:
- Je klant is een particulier: dan reken je gewoon Nederlandse btw.
- Diensten die te maken hebben met onroerend goed in het buitenland, zoals een verbouwing of advies over een specifiek pand, zijn belast in het land waar dat onroerend goed staat en niet via de hoofdregel.
- Voor sommige andere specifieke diensten, zoals toegang tot evenementen of bepaalde vervoersdiensten, gelden eigen plaats-van-dienstregels die afwijken van de hoofdregel.
Twijfel je of jouw dienst onder de hoofdregel valt, zoek dat dan per geval uit voordat je factureert. Verkeerd verleggen kan later leiden tot een correctie en soms een naheffing.
Wat er op de factuur moet staan
Als je btw verlegt naar een klant in een ander EU-land, moet je factuur in elk geval het volgende bevatten:
- Je eigen btw-identificatienummer.
- Het btw-identificatienummer van je klant.
- De vermelding "btw verlegd" op de factuur.
- Een btw-bedrag van 0 euro, met daarbij het factuurbedrag exclusief btw.
- De gebruikte valuta, meestal euro's, duidelijk vermeld.
Deze vermeldingen komen bovenop de gewone factuureisen die voor elke factuur gelden, zoals een factuurnummer, factuurdatum en een duidelijke omschrijving van de dienst. Bekijk de volledige lijst in het overzicht van factuureisen.
Goederen naar een andere EU-lidstaat en het bewijs van vervoer
Verstuur je goederen naar een ondernemer in een andere EU-lidstaat, dan geldt onder voorwaarden het 0 procent btw-tarief voor een intracommunautaire levering. Een van die voorwaarden is dat je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk Nederland hebben verlaten en in de andere lidstaat zijn aangekomen. Zonder dat bewijs kan de Belastingdienst het 0 procent tarief weigeren en alsnog Nederlandse btw naheffen.
- Een vervoersdocument, zoals een CMR-vrachtbrief die door de vervoerder en de ontvanger is afgetekend.
- Een pakbon of afleverbewijs waaruit blijkt dat de goederen op een adres in het andere EU-land zijn afgeleverd.
- Een schriftelijke verklaring van je klant dat de goederen zijn ontvangen, als je zelf geen vervoerder inschakelt.
- Facturen van de vervoerder, als extra onderbouwing naast het vervoersdocument zelf.
Bewaar deze stukken bij de betreffende factuur in je administratie, net als de VIES-controle van het btw-nummer. Zonder vervoersbewijs is het 0 procent tarief in de praktijk niet houdbaar bij een controle, ook al klopt de rest van de factuur.
Diensten aan particulieren in de EU
Lever je een dienst aan een particulier die in een ander EU-land woont, dan geldt niet de verleggingsregeling die voor ondernemers geldt. De hoofdregel voor diensten aan particulieren is dat de dienst belast is in het land waar jij als dienstverlener bent gevestigd. Je rekent dus gewoon Nederlandse btw, precies zoals bij een Nederlandse particuliere klant, en je hoeft geen buitenlands btw-tarief uit te zoeken.
Op deze hoofdregel bestaat een belangrijke uitzondering voor digitale diensten, zoals e-books, online cursussen zonder persoonlijke begeleiding, of software die je aan particulieren levert. Voor dat soort diensten is de btw verschuldigd in het land waar de particuliere afnemer woont, niet in Nederland. Om te voorkomen dat je je voor elk EU-land apart moet registreren voor de btw, kun je gebruikmaken van de eenloketregeling, de zogenoemde One Stop Shop of OSS. Via die regeling geef je de buitenlandse btw over al je EU-verkopen aan particulieren in één gezamenlijke aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst aan, die de bedragen vervolgens doorzet naar de juiste landen.
Facturen in vreemde valuta omrekenen voor je btw-aangifte
Factureer je een klant in een andere valuta dan de euro, bijvoorbeeld Amerikaanse dollars of Britse ponden, dan moet je voor je btw-aangifte het bedrag toch in euro's aangeven. Je rekent daarvoor het factuurbedrag om tegen de wisselkoers die geldt op het moment waarop de btw verschuldigd wordt, in de praktijk meestal de factuurdatum. Gebruik hiervoor een officiële koers, bijvoorbeeld van de Europese Centrale Bank, en gebruik die bron consequent voor al je facturen in vreemde valuta.
Leg bij elke factuur in vreemde valuta vast welke koers je hebt gebruikt en welk eurobedrag daaruit volgt, zodat je bij een controle kunt laten zien hoe je bij het bedrag in je btw-aangifte bent gekomen. Dit geldt voor de btw-aangifte zelf, ook als je de factuur aan je klant in de oorspronkelijke valuta blijft sturen.