Veel opdrachten beginnen met een offerte. Klopt die offerte niet, dan loop je later het risico op discussie over de prijs of de inhoud van het werk. Hieronder staat wat er in een goede offerte hoort, wat de juridische status ervan is en hoe je zorgt dat je factuur er naadloos op aansluit.
Wat hoort er in een goede offerte
Een offerte is meer dan een prijs op papier. Om latere discussie te voorkomen, neem je in elk geval het volgende op:
- Een duidelijke omschrijving van het werk dat je gaat leveren.
- Wat er nadrukkelijk niet bij zit, zodat je klant niet verrast wordt door extra kosten.
- De prijs, en of die met of zonder btw is vermeld.
- Een geldigheidsduur: tot welke datum de klant de offerte kan accepteren.
- De betaalafspraak, bijvoorbeeld een aanbetaling of het aantal dagen betaaltermijn na oplevering.
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die gebruikt.
Vooral het punt "wat er niet bij zit" wordt vaak vergeten. Denk aan reiskosten, materiaalkosten die apart worden doorbelast, of werkzaamheden die pas nodig blijken tijdens de uitvoering. Hoe specifieker je dat vooraf benoemt, hoe minder discussie achteraf.
Een geaccepteerde offerte is een overeenkomst
Zodra je klant de offerte accepteert, ontstaat er een overeenkomst. Dat volgt uit artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek: een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Jouw offerte is het aanbod, de acceptatie door je klant is de aanvaarding. Vanaf dat moment zijn beide partijen gebonden aan de afspraken die in de offerte staan, ook als er nog niets op papier is ondertekend in de klassieke zin.
Dat is precies waarom de inhoud van je offerte zo belangrijk is. Staat er een onduidelijke omschrijving of ontbreekt de prijs voor extra werk, dan is dat ook onderdeel van wat je bent overeengekomen. Een offerte hoort daarnaast een geldigheidstermijn te hebben. Zonder termijn kan een klant in theorie maanden later nog een oude offerte accepteren, tegen prijzen of voorwaarden die inmiddels niet meer kloppen.
Meerwerk vooraf bevestigen
Loopt de opdracht anders dan gepland en is er meerwerk nodig, bevestig dat dan schriftelijk voordat je het uitvoert. Een kort bericht waarin je aangeeft wat het extra werk inhoudt en wat het kost, is voldoende. Zo voorkom je dat een klant achteraf stelt dat het meerwerk nooit is afgesproken en de rekening niet wil betalen.
Digitaal laten accepteren
Een offerte per post laten ondertekenen en terugsturen kost tijd, aan beide kanten. Een digitale acceptatie, waarbij je klant met een klik akkoord geeft op een offerte die je hebt gestuurd, gaat veel sneller. De klant hoeft niets te printen of te scannen, en jij weet direct wanneer de offerte is goedgekeurd.
Snelsturen laat je een offerte versturen met een openbare link. Je klant opent die link, bekijkt de offerte en accepteert die met één klik. Zodra de offerte is geaccepteerd, zie jij dat terug in je overzicht.
Van offerte naar factuur zonder over te typen
Het risico bij een aparte offerte en een aparte factuur is dat de bedragen niet meer helemaal overeenkomen. Je typt de regels opnieuw over, maakt een tikfout, of vergeet een regel die in de offerte wel stond. Dat is vervelend, want de factuur hoort de overeenkomst te volgen zoals die is geaccepteerd.
In Snelsturen zet je een geaccepteerde offerte met één knop om in een factuur. De regels, prijzen en omschrijvingen uit de offerte worden overgenomen, zodat het bedrag op de factuur exact overeenkomt met wat je klant heeft goedgekeurd. Je hoeft niets over te typen en loopt geen risico op een afwijkend bedrag.
Zorg dat de factuur die je zo genereert voldoet aan de gewone factuureisen, zoals een factuurnummer, factuurdatum en je btw-gegevens. Denk ook aan de betaaltermijn: staat die al in de offerte, neem hem dan ongewijzigd over op de factuur, zodat de afspraak die je klant heeft geaccepteerd ook echt de afspraak is die op de factuur staat.
Vaste prijs, uurtarief of richtprijs
In een offerte kun je op verschillende manieren prijzen. Bij een vaste prijs spreek je één bedrag af voor het hele werk, ongeacht hoeveel uur het je uiteindelijk kost. Dat geeft je klant zekerheid vooraf, maar betekent voor jou een risico als de opdracht meer tijd kost dan ingeschat. Bij een uurtarief factureer je achteraf op basis van daadwerkelijk gewerkte uren, wat voor jou minder risico met zich meebrengt, maar voor je klant minder zekerheid geeft over het uiteindelijke totaalbedrag.
Een richtprijs zit daartussenin: je geeft een inschatting van de verwachte kosten, zonder een harde garantie op dat bedrag. Juridisch heeft een richtprijs een eigen betekenis. Volgens artikel 7:405 en de regels rond de opdracht in het Burgerlijk Wetboek mag het uiteindelijke bedrag bij een richtprijs wel afwijken van de schatting, maar niet met meer dan 10 procent, tenzij je je klant vooraf waarschuwt dat de prijs waarschijnlijk hoger uitvalt. Noem je in je offerte dus een richtprijs, wees dan expliciet dat het om een richtprijs gaat en niet om een vaste prijs, anders kan een klant bij een hogere factuur later een beroep doen op de oorspronkelijke, vaste indruk die de offerte wekte.
Een offerte die blijft liggen opvolgen
Niet elke offerte wordt meteen geaccepteerd of afgewezen, een deel blijft gewoon liggen zonder reactie. Stuur in dat geval, ruim voor de geldigheidsdatum verstrijkt, een korte herinnering met de vraag of je klant nog vragen heeft of hulp nodig heeft bij het maken van een keuze. Dat werkt vaak beter dan alleen wachten, en voorkomt dat een offerte stilzwijgend verloopt terwijl de klant eigenlijk nog steeds geïnteresseerd was.
Reageert een klant ook na een herinnering niet, laat de offerte dan gewoon verlopen op de datum die je hebt genoemd. Wil de klant er later alsnog op terugkomen, stuur dan een nieuwe offerte met actuele prijzen, in plaats van de oude offerte alsnog te laten gelden. Zo voorkom je dat je gebonden bent aan tarieven die inmiddels achterhaald zijn.
Administratie van geaccepteerde en afgewezen offertes
Houd bij welke offertes zijn geaccepteerd, afgewezen of nog open staan. Dat is niet alleen handig voor je eigen overzicht, maar ook nuttig bij een geschil: een geaccepteerde offerte is het bewijs van de overeenkomst die je bent aangegaan, en een afgewezen offerte laat zien dat er geen verplichting is ontstaan.
- Bewaar iedere verstuurde offerte, ook de afgewezen exemplaren, inclusief de datum van verzending en van reactie.
- Noteer bij een afwijzing eventueel kort de reden, dat helpt bij het bijstellen van toekomstige offertes.
- Koppel een geaccepteerde offerte aan de bijbehorende factuur of facturen, zodat je in één oogopslag ziet of alles is gefactureerd.
- Bewaar deze stukken net zo lang als de rest van je administratie, in de praktijk minimaal zeven jaar.
Praktisch stappenplan
- Maak een offerte met een duidelijke omschrijving, prijs, geldigheidsduur en betaalafspraak.
- Stuur de offerte via een openbare link, zodat je klant die met één klik kan accepteren.
- Bevestig eventueel meerwerk schriftelijk voordat je het uitvoert.
- Zet de geaccepteerde offerte om in een factuur, zonder bedragen opnieuw in te typen.
- Controleer of de factuur aan de factuureisen voldoet voordat je hem verstuurt.