Factuur maken als coach: btw, vrijstelling en trajecten

De hoofdregel: coaching is belast met 21 procent

Het algemene btw-tarief is 21 procent. Dat geldt voor alle diensten die niet op de lijst met 9 procent staan en niet zijn vrijgesteld. Coaching staat niet op de lijst met 9 procent. Voor de meeste coaches, of het nu gaat om loopbaancoaching, businesscoaching, leiderschapscoaching of lifecoaching, is het uitgangspunt daarom 21 procent btw.

Waarom lopen coaches hier dan zo vaak op vast? Omdat coaching dicht tegen onderwijs aan ligt, en onderwijs wel vrijgesteld kan zijn. Een coach die een groep leidinggevenden traint in gesprekstechnieken doet iets wat sterk lijkt op een cursus. De vraag is dan of het onder een onderwijsvrijstelling valt. Het antwoord hangt af van wat je precies aanbiedt, voor wie, en of je aan de formele voorwaarden voldoet.

Wanneer onderwijs en training wel vrijgesteld zijn

De Belastingdienst stelt onder meer deze vormen van onderwijs vrij van btw: wettelijk geregeld onderwijs, algemeen vormend onderwijs, beroepsonderwijs en kunstonderwijs. Voor coaches en trainers is vooral het beroepsonderwijs van belang. Onder een beroepsopleiding verstaat de Belastingdienst onderwijs dat rechtstreeks opleidt voor een specifiek vak of beroep, of om vakkennis te verwerven of op peil te houden. Ook cursussen om in een huidige of toekomstige werkkring te kunnen functioneren horen erbij, zoals management-, taal- en sollicitatiecursussen.

Maar zo'n beroepsopleiding is alleen vrijgesteld als degene die hem geeft aan een voorwaarde voldoet. Voor een zelfstandige coach of trainer betekent dat in de praktijk meestal: ingeschreven staan in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs, het CRKBO. Sta je daar niet in, en is de opleiding niet wettelijk erkend of door de overheid gefinancierd, dan is de vrijstelling niet van toepassing en reken je 21 procent.

Wat valt er niet onder

De Belastingdienst noemt uitdrukkelijk dat onderwijs om persoonlijke vaardigheden te leren geen beroepsopleiding is. Een traject dat vooral gericht is op persoonlijke groei, zelfvertrouwen, balans of levensvragen valt daar dus niet onder. Ook hobbycursussen, anders dan taalcursussen, zijn geen beroepsopleiding.

Kort samengevat, als indicatie en niet als oordeel over jouw situatie:

• lifecoaching en persoonlijke ontwikkeling: in de regel 21 procent
• loopbaan- en businesscoaching zonder CRKBO-registratie: in de regel 21 procent
• een beroepsgerichte training door een CRKBO-geregistreerde trainer: mogelijk vrijgesteld

Of individuele coaching als onderwijs kan gelden, ook met een CRKBO-registratie, is niet altijd eenduidig en hangt af van de inhoud van het traject. Weet je het niet zeker, laat het dan per product nakijken door een boekhouder of fiscalist, of vraag het na bij de Belastingdienst. Een verkeerde keuze kan betekenen dat je achteraf btw moet betalen die je nooit bij je cliënten hebt gerekend.

Er is nog een andere vrijstelling die soms speelt: de medische vrijstelling. Zorg met een therapeutisch doel door een medische beroepsbeoefenaar, of door iemand met een gelijkwaardig kwaliteitsniveau, kan vrijgesteld zijn. Coaching gericht op loopbaan of prestaties heeft dat doel meestal niet. Doe je beide, dan splits je ze op de factuur en in je administratie.

Online coaching volgt dezelfde regels als coaching op locatie. Voor vrijgesteld onderwijs geldt wel een extra eis: onderwijs op afstand valt alleen onder de vrijstelling als er interactie mogelijk is tussen docent en deelnemer.

Losse sessies of een traject vooruit factureren

Coaches werken meestal op een van twee manieren. Bij losse sessies factureer je achteraf wat er is geweest, per sessie of per maand. Dat is flexibel voor de cliënt, maar het risico dat iemand na twee sessies afhaakt ligt bij jou, en je hebt elke maand facturen te sturen.

Bij een traject spreek je vooraf een pakket af, bijvoorbeeld een intake en zes sessies. Dat mag je vooruit factureren, in één keer of in termijnen, zoals de helft bij de start en de helft halverwege. Dat geeft jou zekerheid en de cliënt een vaste prijs. Leg wel in je voorwaarden vast wat er gebeurt als het traject voortijdig stopt: wordt er iets terugbetaald, en hoe reken je dat uit? Moet je iets terugbetalen, dan doe je dat met een creditfactuur, zodat ook de btw weer klopt.

Betaalt een werkgever het traject voor een medewerker, dan stuur je de factuur naar de werkgever en zet je de naam van de deelnemer in de omschrijving. Zo kan de werkgever de factuur toewijzen, en blijven de inhoudelijke details van de gesprekken buiten de factuur. Zet op een factuur nooit meer over de inhoud van de coaching dan nodig is.

Voorbeeldfactuur van een coach

Het voorbeeld is fictief. Een werkgever betaalt een loopbaantraject voor een medewerker. De coach staat niet in het CRKBO en rekent daarom 21 procent btw.

Je kunt dit direct naschrijven in de gratis factuurgenerator, waar je per regel ook "vrijgesteld" als btw-keuze hebt. Heb je een lage omzet, kijk dan ook naar de voorbeeldfactuur onder de kleineondernemersregeling. Het volledige stappenplan staat op de pagina over factuur maken.

Veelgestelde vragen

Moet ik als coach btw rekenen?

In de basis wel: coaching valt onder het algemene tarief van 21 procent. Alleen bepaalde vormen van onderwijs zijn vrijgesteld, zoals een beroepsopleiding door een instelling of zelfstandig docent die in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs (CRKBO) staat. Of jouw coaching daaronder valt, hangt af van de inhoud en laat je het best nakijken.

Is een training in persoonlijke ontwikkeling vrijgesteld?

Volgens de Belastingdienst valt onderwijs om persoonlijke vaardigheden te leren niet onder het begrip beroepsopleiding. Een cursus die opleidt voor een vak of beroep, of om in een werkkring te functioneren, kan dat wel zijn, mits aan de voorwaarden is voldaan zoals een CRKBO-registratie.

Mag ik een heel traject vooruit factureren?

Ja. Je mag een traject vooraf factureren, in één keer of in termijnen. Leg in je voorwaarden vast wat er gebeurt als een cliënt stopt: of er iets wordt terugbetaald en hoe. De btw op die factuur geef je aan in je aangifte, net als bij elke andere factuur.

Ik ben psycholoog en coach. Hoe zit dat?

Zorg door een medische beroepsbeoefenaar kan vrijgesteld zijn als die een therapeutisch doel heeft. Loopbaan- of businesscoaching heeft dat doel meestal niet. Als je beide doet, splits je ze op de factuur en in je administratie. Laat de verdeling door een boekhouder beoordelen.

Werkt een online sessie anders voor de btw?

Voor gewone coaching niet: daar geldt het tarief ook online. Voor vrijgesteld onderwijs geldt dat online lesgeven alleen onder de vrijstelling valt als er interactie mogelijk is tussen docent en deelnemer. Een vooraf opgenomen cursus zonder contact valt daar niet onder.

Bronnen

• Belastingdienst, Vrijstelling in het onderwijs: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Beroepsopleidingen: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Btw-tarieven en wanneer u ze toepast: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Diensten met 9% btw: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Medische beroepsbeoefenaren: belastingdienst.nl