Factuur maken als fotograaf: shoot, nabewerking en gebruiksrecht

Uren en gebruiksrecht zijn twee verschillende dingen

Voor de meeste beroepen is een factuur simpel: gewerkte uren maal het tarief, plus materiaal. Voor een fotograaf zit de waarde niet alleen in de uren. Een foto die een bedrijf één keer op zijn website zet, is iets anders dan dezelfde foto op een landelijke billboardcampagne van een jaar. De shoot kostte in beide gevallen evenveel tijd, maar het gebruik verschilt enorm.

Daarom splits je op de factuur de productie en het gebruik. De productie is de shoot zelf, de voorbereiding en de nabewerking: tijd die je kunt tellen. Het gebruiksrecht, ook wel licentie genoemd, is de toestemming om de beelden op een bepaalde manier te gebruiken. Het auteursrecht blijft bij jou als maker, tenzij je dat uitdrukkelijk schriftelijk overdraagt. Wat de klant koopt, is een omschreven gebruik.

Een goede licentieregel beschrijft in elk geval:

• waarvoor de beelden gebruikt mogen worden, bijvoorbeeld website, sociale media of drukwerk
• hoe lang, bijvoorbeeld één jaar of onbeperkt in de tijd
• waar, bijvoorbeeld alleen in Nederland of wereldwijd
• of het gebruik exclusief is, of dat je de beelden ook aan anderen mag aanbieden

Staat dat allemaal op de factuur, dan heb je later een duidelijk document om op terug te vallen als de foto's ineens in een advertentie verschijnen waar niet over gesproken is.

Eenmalige opdracht tegenover doorlopend gebruik

Bij een eenmalige opdracht factureer je de productie en de licentie in één keer, na de oplevering. Denk aan portretten voor een teampagina of productfoto's voor een webshop. De licentie loopt dan vaak onbeperkt voor dat specifieke gebruik, en de klant betaalt één factuur.

Bij doorlopend gebruik ligt het anders. Een merk dat jouw beelden in campagnes blijft gebruiken, kan een licentie per jaar afnemen. De productie factureer je dan één keer, en de licentie jaarlijks opnieuw, bijvoorbeeld met een herhaalfactuur aan het begin van elk licentiejaar. Wil de klant de beelden later voor iets anders gebruiken dan afgesproken, dan stuur je een aparte factuur voor die uitbreiding, met een verwijzing naar de oorspronkelijke opdracht en het factuurnummer daarvan.

Reiskosten en andere kosten

Shoots op locatie brengen reiskosten mee. Die mag je doorberekenen als je dat vooraf met de klant hebt afgesproken. Zet ze op een eigen regel, bijvoorbeeld het aantal kilometers maal je kilometertarief, of het bedrag van een treinkaartje. Hetzelfde geldt voor studiohuur, visagie die jij inhuurt of props die je speciaal voor deze shoot koopt. Hoe helderder de regels, hoe minder vragen de klant heeft. Kosten die onderdeel zijn van je fotodienst vallen onder hetzelfde btw-tarief als de dienst zelf.

Btw op fotodiensten

Het algemene btw-tarief is 21 procent en geldt voor alles wat niet op de lijst met 9 procent staat en niet is vrijgesteld. Fotoshoots, nabewerking en het verlenen van gebruiksrecht aan opdrachtgevers staan niet op de lijst van diensten met 9 procent btw. Voor de gewone opdrachten van een fotograaf reken je dus 21 procent.

Er is één gebied waar het genuanceerder wordt: de verkoop van kunstfoto's die je als maker zelf afdrukt en verkoopt, bijvoorbeeld op een expositie. Daar gelden aparte regels en voorwaarden. Verkoop je zulk werk, laat dan door je boekhouder nakijken welk tarief voor jou van toepassing is. We noemen hier bewust geen tarief, omdat het afhangt van de precieze situatie.

Werk je voor een zakelijke klant in een ander EU-land, dan wordt de btw in veel gevallen verlegd naar de klant. Je zet dan geen btw op de factuur, wel het btw-nummer van de klant en de vermelding "btw verlegd". Hoe dat precies werkt lees je op de pagina over wanneer je de btw verlegt. Heb je gekozen voor de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en vermeld je dat op de factuur.

Voorschot bij bruiloften

Bruiloften worden vaak een jaar of langer van tevoren geboekt. Je blokkeert een datum die je niet meer aan een ander kunt geven, dus een voorschot is gebruikelijk. Veel fotografen vragen tussen de 25 en 50 procent bij de boeking, maar dat is een afspraak tussen jou en het bruidspaar, geen regel.

Stuur voor het voorschot een voorschotfactuur met een eigen factuurnummer. Aan particulieren ben je niet altijd verplicht een factuur te sturen, maar een bruidspaar wil wel een bewijs van betaling, en jij wilt het voorschot in je administratie terugzien. Na de bruiloft stuur je de eindfactuur voor het hele bedrag, trek je het betaalde voorschot eraf en verwijs je naar het nummer van de voorschotfactuur. De btw over het voorschot staat al op de voorschotfactuur, dus op de eindfactuur betaalt het paar alleen nog het restant. Leg in je voorwaarden vast wat er met het voorschot gebeurt als de bruiloft wordt verzet of afgezegd.

Voorbeeldfactuur van een fotograaf

Het voorbeeld is fictief. Het gaat om een bedrijfsshoot waarbij productie, nabewerking, licentie en reiskosten elk een eigen regel hebben.

Wil je een sjabloon om direct in te vullen, bekijk dan de voorbeeldfactuur voor een fotograaf of begin meteen in de gratis factuurgenerator. Meer over de opbouw van een volledige factuur staat op de pagina over factuur maken.

Veelgestelde vragen

Moet ik gebruiksrecht apart op de factuur zetten?

Het is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Als de licentie een eigen regel heeft met een omschrijving van het gebruik, de looptijd en het medium, weet de klant precies wat hij mag. Dat voorkomt discussie als de beelden later ergens anders opduiken.

Welk btw-tarief reken ik als fotograaf?

Voor fotoshoots, nabewerking en het verlenen van gebruiksrecht aan klanten geldt in de regel het algemene tarief van 21 procent, omdat deze diensten niet op de lijst met 9 procent staan. Voor de verkoop van kunstfoto's door de maker zelf bestaan aparte regels. Verkoop je zulke werken, laat dan nakijken welk tarief voor jou geldt.

Hoe factureer ik een voorschot voor een bruiloft?

Stuur bij de boeking een voorschotfactuur met een eigen factuurnummer, bijvoorbeeld voor 30 procent van het afgesproken bedrag. Na de bruiloft stuur je de eindfactuur voor het hele bedrag en trek je het betaalde voorschot eraf, met een verwijzing naar het nummer van de voorschotfactuur.

Mag ik reiskosten los doorberekenen?

Ja, als je dat vooraf hebt afgesproken. Zet ze op een eigen regel, bijvoorbeeld het aantal kilometers maal je tarief. Reiskosten die bij je fotodienst horen, vallen onder hetzelfde btw-tarief als de shoot zelf.

Wat als een klant de foto's later voor iets anders wil gebruiken?

Dan spreek je een uitbreiding van de licentie af en stuur je daarvoor een nieuwe factuur, met een verwijzing naar de oorspronkelijke opdracht. Omschrijf het nieuwe gebruik net zo precies als het oude: waarvoor, hoe lang en in welk medium.

Bronnen

• Belastingdienst, Btw-tarieven en wanneer u ze toepast: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Diensten met 9% btw: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, U verstuurt voorschotnota's: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Hoe werkt btw verleggen: belastingdienst.nl
• Belastingdienst, Wie zijn verplicht te factureren: belastingdienst.nl