Een factuur sturen zonder KvK-nummer

Wanneer ben je inschrijfplichtig bij de Kamer van Koophandel

De Handelsregisterwet verplicht iedere onderneming om zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Of je een onderneming drijft, wordt beoordeeld aan de hand van feiten: treed je zelfstandig naar buiten, is je activiteit structureel of gericht op herhaling, en loop je daarbij ondernemersrisico. Doe je eenmalig een klusje voor de buurman of verkoop je één keer een oude bank, dan is er meestal geen sprake van een onderneming en hoef je je niet in te schrijven.

Ga je vaker klussen, bouw je een klantenkring op of adverteer je met je diensten, dan verschuift het beeld snel richting een onderneming en dus richting inschrijfplicht. De Kamer van Koophandel en de Belastingdienst wisselen gegevens uit, dus een factuur die je stuurt kan aanleiding zijn voor een vraag vanuit de Belastingdienst als je structureel omzet maakt zonder inschrijving.

Drie soorten ondernemer, drie verschillende toetsen

Een veelgemaakte fout is denken dat je maar één keuze hebt: wel of geen ondernemer. In werkelijkheid beoordelen drie instanties je activiteit los van elkaar, met eigen criteria.

• Ondernemer voor de Kamer van Koophandel. Hier telt of je een organisatie van arbeid en kapitaal hebt die naar buiten treedt en op herhaling gericht is. Dit bepaalt de inschrijfplicht in het Handelsregister.
• Ondernemer voor de inkomstenbelasting. De Belastingdienst kijkt hier naar zelfstandigheid, omvang, risico en tijdsbesteding om te bepalen of je winst uit onderneming geniet, of dat je inkomsten vallen onder resultaat uit overige werkzaamheden of loon.
• Ondernemer voor de btw. Voor de omzetbelasting ben je al snel ondernemer: iedereen die zelfstandig een economische activiteit uitoefent, telt mee, ongeacht winstoogmerk of inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Dit staat in artikel 7 van de Wet op de omzetbelasting 1968.

Het is dus goed mogelijk dat je voor de btw wel ondernemer bent, terwijl je voor de Kamer van Koophandel geen inschrijfplicht hebt en je inkomsten voor de inkomstenbelasting als resultaat uit overige werkzaamheden worden gezien in plaats van winst uit onderneming.

Resultaat uit overige werkzaamheden en incidentele klussen

Verdien je incidenteel bij, bijvoorbeeld met een enkele freelanceklus naast je vaste baan, dan vallen die inkomsten vaak onder resultaat uit overige werkzaamheden. Je geeft dit op in box 1 van de inkomstenbelasting, maar je hoeft je niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel en je bent niet automatisch btw-ondernemer. Zodra het patroon structureel wordt, met vaste opdrachtgevers of een regelmatige stroom opdrachten, verschuift de kwalificatie richting winst uit onderneming en komt de inschrijfplicht om de hoek kijken.

Een echt eenmalige klus, zoals een keer meehelpen met een verhuizing tegen betaling, hoeft helemaal niet als onderneming te worden gezien. Toch mag je hiervoor gewoon een factuur sturen, want factureren is geen exclusief recht van ondernemers. Iedereen mag een schriftelijk verzoek tot betaling opstellen.

Factureren als particulier aan een bedrijf

Werk je als particulier voor een bedrijf, dan wil dat bedrijf vaak toch een factuur voor zijn eigen administratie, ook al ben jij geen ondernemer. Dat kan gewoon. Je stuurt dan geen factuur met btw-nummer en KvK-nummer, maar een eenvoudig document met de gegevens die wel nodig zijn om het bedrag te kunnen verantwoorden en betalen.

Zet in ieder geval deze gegevens op je factuur:

• Je volledige naam en adres
• De naam en het adres van de opdrachtgever
• De factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van het werk of de levering
• Het overeengekomen bedrag
• Je bankrekeningnummer waarop betaald kan worden

Een KvK-nummer of btw-nummer zet je er niet op als je die niet hebt: die suggereren een status die je niet hebt en kunnen bij een controle juist vragen oproepen. Wil je toch een strak ogend document, gebruik dan de gratis factuurgenerator en laat de velden voor KvK-nummer en btw-nummer gewoon leeg.

Je burgerservicenummer: alleen op verzoek en met terughoudendheid

Sommige opdrachtgevers vragen om een burgerservicenummer als je geen btw-nummer hebt, omdat zij voor hun eigen administratie of loonheffingen willen kunnen aantonen aan wie zij hebben betaald. Er is geen wettelijke plicht om je BSN op een factuur te zetten. Deel het alleen als de opdrachtgever het echt nodig heeft, bijvoorbeeld bij de aangifte loonheffingen omdat de arbeidsrelatie mogelijk als dienstbetrekking wordt gezien, en vraag zo nodig waarom het nodig is.

Wees terughoudend met het delen van je BSN. Het staat gelijk aan een gevoelig persoonsgegeven en kan bij misbruik tot identiteitsfraude leiden. Zet het nooit standaard op elke factuur, stuur het liever apart en alleen aan de partij die het nodig heeft, en vraag om het niet onnodig lang te bewaren.

Wat er gebeurt met de btw als je geen btw-nummer hebt

Ben je voor de btw geen ondernemer, dan reken je geen btw en zet je die dus ook niet op je factuur. Ben je wel btw-ondernemer maar heb je nog geen btw-nummer aangevraagd, dan moet je je alsnog bij de Belastingdienst aanmelden. Reken je toch btw zonder geldig btw-nummer, dan ben je die btw wel verschuldigd aan de Belastingdienst, terwijl je klant hem in de praktijk vaak niet kan aftrekken omdat je factuur niet aan de eisen voldoet. Dat is voor beide partijen een vervelende situatie, dus vraag bij twijfel je btw-status na bij de Belastingdienst voordat je gaat factureren.

Meer over hoe btw normaal op een factuur wordt verwerkt, inclusief de tarieven en wanneer je verlegt naar je klant, staat op wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet.

De kleineondernemersregeling

Ben je btw-ondernemer met een omzet tot 20.000 euro per kalenderjaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw aan je klanten, vermeldt op je factuur dat de kleineondernemersregeling van toepassing is, en je trekt ook geen btw af over je eigen kosten. Voor iemand die naast een baan een klein bedrag bijverdient, scheelt dit veel administratie: je hoeft geen btw-aangifte meer te doen zolang je aan de voorwaarden voldoet.

Let op: de kleineondernemersregeling ontslaat je niet van de plicht om je bij de Belastingdienst aan te melden als btw-ondernemer, en ook niet van een eventuele inschrijfplicht bij de Kamer van Koophandel als je activiteit die omvang heeft. De regeling gaat over de btw, niet over de vraag of je een onderneming drijft.

Wanneer moet je je alsnog inschrijven

Zodra je structureel klussen doet, een vaste klantenkring opbouwt, meer dan een handjevol opdrachten per jaar aanneemt of naar buiten treedt met een website, visitekaartjes of advertenties, is de kans groot dat je aan de criteria voor een onderneming voldoet. Vanaf dat moment ben je verplicht om je binnen een week in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Doe je dat niet, dan riskeer je een boete en kan de Belastingdienst met terugwerkende kracht btw en inkomstenbelasting naheffen.

Twijfel je of je activiteit al de status van een onderneming heeft, vraag dan een inschatting bij de Kamer van Koophandel of leg je situatie voor aan de Belastingdienst. Beide instanties beoordelen dit aan de hand van jouw concrete situatie en niet aan de hand van een vast bedrag of aantal klussen.

Zodra je wel bent ingeschreven, gelden de gewone regels: je zet je KvK-nummer en, als je btw-plichtig bent, je btw-identificatienummer op elke factuur. Wat er dan allemaal verplicht op moet staan, ook bij een bedrag onder de 100 euro, lees je op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Wil je meteen een goed voorbeeld zien voordat je zelf begint, bekijk dan een ingevuld voorbeeld van een correcte factuur. En houd je rekening met een betaaltermijn, kijk dan naar welke betaaltermijn je mag afspreken zodat je vanaf je eerste echte factuur meteen goed zit.

Veelgestelde vragen over factureren zonder KvK-nummer

Bronnen: Belastingdienst, Wet op de omzetbelasting 1968, Burgerlijk Wetboek en de Handelsregisterwet 2007.