Een echt factuurvoorbeeld, regel voor regel uitgelegd

Let op: dit is een fictief voorbeeld. Van Dijk Installatietechniek en alle overige gegevens hieronder bestaan niet en zijn uitsluitend bedoeld ter illustratie.

Alle namen, adressen, nummers en bedragen op deze factuur zijn verzonnen. Dit is geen bestaand bedrijf en geen bestaande klant.

Wat elk nummer op deze factuur betekent

Hieronder lopen we de genummerde onderdelen van het voorbeeld hierboven na. De volledige lijst met alle wettelijke eisen, met uitleg per punt, staat op de checklist met alle factuureisen van de Belastingdienst. Dit is de toepassing op één concreet voorbeeld.

1. 1. KvK-nummer. Het inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel van de onderneming die factureert. Ben je niet ingeschreven, lees dan factureren zonder KvK-nummer en zonder btw-nummer.
2. 2. Btw-identificatienummer. Het nummer waarmee de Belastingdienst de onderneming voor de omzetbelasting herkent. Dit nummer staat los van het KvK-nummer en moet apart op de factuur.
3. 3. IBAN. Het rekeningnummer waarop betaald moet worden. Niet wettelijk verplicht, maar zonder dit nummer weet je klant niet waarheen hij moet overmaken.
4. 4. Factuurnummer. Een uniek nummer uit een doorlopende reeks. In dit voorbeeld is gekozen voor jaartal plus volgnummer, zodat 2026-0042 meteen laat zien in welk jaar en op welke plaats in de reeks de factuur staat.
5. 5. Factuurdatum. De datum waarop de factuur is opgemaakt. Deze datum bepaalt in welk btw-tijdvak de omzet wordt aangegeven.
6. 6. Leverdatum. De datum waarop het werk daadwerkelijk is uitgevoerd of het product is geleverd. Die datum kan afwijken van de factuurdatum, zoals in dit voorbeeld: geleverd op 9 januari, gefactureerd op 14 januari.
7. 7. Vervaldatum. De uiterste betaaldatum, gebaseerd op de afgesproken betaaltermijn. Meer over welke termijn je mag afspreken staat op welke betaaltermijn je mag afspreken.
8. 8. Klantgegevens. Naam en adres van degene aan wie geleverd is. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land hoort hier ook het btw-nummer van de klant bij, zeker als de btw wordt verlegd. Zie wanneer je de btw verlegt en wat er dan op de factuur moet.
9. 9. Omschrijving. Een duidelijke aanduiding van wat er is geleverd, specifiek genoeg dat een buitenstaander begrijpt waarvoor is betaald. "Diverse werkzaamheden" is te vaag, "cv-ketel HR100, geleverd en geplaatst" is voldoende concreet.
10. 10. Aantal. Het aantal geleverde eenheden of uren per regel.
11. 11. Prijs per stuk. Het bedrag per eenheid, exclusief btw. Vermenigvuldigd met het aantal levert dit het regelbedrag op.
12. 12. Btw-tarief per regel. Iedere regel krijgt het tarief dat op die levering van toepassing is. In dit voorbeeld geldt 21 procent voor het materiaal en de installatie, en 9 procent voor de onderhoudsbeurt aan een woning ouder dan twee jaar.
13. 13. Subtotaal. De som van alle regelbedragen exclusief btw, in dit voorbeeld €1.450,00 plus €390,00 plus €95,00 is €1.935,00.
14. 14. Btw per tarief. De btw wordt apart berekend per tarief, niet in één keer over het hele bedrag. 21 procent over €1.840,00 aan materiaal en installatie is €386,40, en 9 procent over €95,00 aan onderhoud is €8,55.
15. 15. Betaaltermijn en totaal. Het eindtotaal is het subtotaal plus alle btw-bedragen samen: €1.935,00 plus €386,40 plus €8,55 is €2.329,95. De betaaltermijn van 30 dagen is hier de wettelijke standaardtermijn uit het Burgerlijk Wetboek, omdat er niets anders is afgesproken.

Zelf zo'n factuur maken met jouw eigen gegevens

Je kunt dit voorbeeld naschrijven in de gratis factuurgenerator. Vul je eigen bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer en IBAN in, zet de gegevens van je klant erbij, en voeg per regel de omschrijving, het aantal, de prijs en het btw-tarief toe. De generator berekent de btw per tarief en het totaal automatisch, zodat je niet zelf hoeft te rekenen.

De pdf wordt gemaakt in je eigen browser op het moment dat je op downloaden klikt. Je factuurgegevens worden niet naar een server gestuurd om de pdf te genereren, ze blijven op je eigen computer of telefoon totdat jij het bestand bewaart of verstuurt.

Bronnen

Dit voorbeeld is gebaseerd op artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968, de uitleg van de Belastingdienst over factuureisen en btw-tarieven, en de regels over betaaltermijnen uit het Burgerlijk Wetboek boek 6.

Veelgestelde vragen over dit factuurvoorbeeld