Wat moet er op je factuur staan
De Belastingdienst stelt eisen aan een factuur. Mist er een gegeven, dan mag je klant de btw niet aftrekken en kun je zelf een naheffing krijgen. Dit zijn de negen verplichte gegevens.
- Je volledige bedrijfsnaam en die van je klant, zoals ze ook bij de Kamer van Koophandel staan.
- Je volledige adres en het adres van je klant. Een postbus alleen is niet genoeg.
- Je btw-identificatienummer.
- Je KvK-nummer.
- Een uniek factuurnummer uit een doorlopende reeks.
- De factuurdatum.
- De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
- Een duidelijke omschrijving van wat je levert, met het aantal.
- Het bedrag zonder btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan zet je ook het btw-nummer van je klant op de factuur. Gebruik je een bijzondere regeling, dan hoort daar een vermelding bij. Die zet deze tool er automatisch op zodra je de juiste btw-optie kiest.
Hoe maak je een factuur in 4 stappen
- 01
Vul je eigen bedrijfsgegevens in
Zet je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN in het formulier. Upload je logo als je dat wilt.
- 02
Vul de gegevens van je klant in
Naam, adres en bij een zakelijke klant het btw-nummer.
- 03
Voeg je factuurregels toe
Beschrijf wat je hebt geleverd, met aantal, prijs en het juiste btw-tarief per regel.
- 04
Controleer en download je pdf
Kijk het voorbeeld na, vul een uniek factuurnummer in en download de factuur.
Bijzondere situaties
Btw verlegd
Werk je in de bouw als onderaannemer, of factureer je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan verleg je vaak de btw. Je berekent zelf geen btw en zet op de factuur dat de btw is verlegd. Kies per regel de optie btw verlegd, of open de tool met verlegde btw.
Factureren zonder KvK-nummer
Heb je geen inschrijving bij de Kamer van Koophandel, bijvoorbeeld bij een eenmalige klus, dan laat je het veld leeg. Je blijft wel verplicht je inkomsten op te geven bij je aangifte.
Factuur aan een particulier
Aan particulieren hoef je strikt genomen geen factuur te sturen, maar het mag wel en het is netjes. Je vermeldt dan gewoon de prijs inclusief btw en het btw-bedrag apart.
Klanten in het buitenland
Bij zakelijke klanten binnen de EU verleg je meestal de btw en vermeld je het btw-nummer van je klant. Buiten de EU factureer je vaak met 0% btw. Controleer je situatie bij de Belastingdienst als je twijfelt.
Kleineondernemersregeling
Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening en zet je die vermelding op de factuur. Kies de optie KOR, of open de tool met de KOR.
Creditfactuur
Heb je te veel gefactureerd of gaat een opdracht niet door, dan stuur je een creditfactuur met negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Open de tool als creditnota.
Liever een sjabloon
Veel ondernemers werken met een sjabloon in Word of Excel. Dat werkt, maar je rekent zelf de btw uit en je moet elke keer opletten dat je nummering doorloopt. Met deze generator gaat het rekenwerk vanzelf en krijg je meteen een nette pdf. Wil je ook je klanten, je nummering en je betaalstatus op orde, dan is een factuurprogramma handiger dan een bestand op je bureaublad.